Справочник «Внедренные решения»

Комплексная автоматизация Федерального государственного автономного учреждения высшего образования «Национальный исследовательский Томский государственный университет» ведется ООО "Информационные системы в образовании" (ООО «ИСО») . ООО «1С-КПД» (1С-Корпоративные порталы и документооборот) были привлечены на проект автоматизации делопроизводства на базе программного продукта 1С:Документооборот. Цели и задачи внедрения "1С:Документооборот": 1. Повышение эффективности методов работы с документами путем перевода последних в систему электронного документооборота. 2. Автоматизация учета официальных документов предприятия. 3. Обеспечение коллективного доступа к файлам и объектам. 4. Организация сокращения и поддержки бумажного документооборота. 5. Автоматизация управления бизнес-процессами предприятия. 6. Контроль исполнения поручений и мониторинг исполнительской дисциплины. 7. Учет и хранение входящих / исходящих / внутренних документов. 8. Учет и хранение файлов. 9. Повышение качества документации. 10. Оптимизация документооборота и делопроизводства. 11. Обеспечение прозрачности схем движения документов. 12. Единое хранилище документов с распределенным регламентированным доступом. 13. Электронное сопровождение мероприятий. 14. Повышение уровня целостности данных и надежности их хранения. 15. Сокращение сроков согласования и обработки документов. 16. Повышение организованности работ с контрагентами и договорами. 17. Обеспечение эффективного контроля исполнения поручений. 18. Повышение сохранности документов за счет создания единого электронного архива документов. 19. Организация эффективного учета и анализа рабочего времени сотрудников. 20. Систематизация структуры документооборота учреждения. 21. Обеспечение единой политики в области ограничения прав доступа к информации. 22. Создание единой информационной среды учреждения за счет интеграции необходимых данных с учетными системами Заказчика. Поставленные цели были достигнуты посредством решения следующих задач: 1. Сбор и формализация требований к предмету автоматизации. 2. Определение механизмов интеграции с информационными системами заказчика. 3. Подготовка и согласование технического проекта. 4. Развертывание и настройка конфигурации. 5. Проведение испытаний на соответствие решения требуемому результату. 6. Обучение пользователей. 7. Подготовка и ввод системы в опытную эксплуатацию. 8. Устранение замечаний и адаптация системы по результатам опытной эксплуатации. 9. Ввод системы в промышленную эксплуатацию и поддержка внедренного решения. Выбор продукта. Продукт "1С:Документооборот" был выбран как замыкающий комплекс программных продуктов на платформе 1С:Предприятие. В штате учреждения имеются профессиональные специалисты по продуктам 1С, имеются клиентские и серверные лицензии для продуктов 1С:Предприятие, все эти факторы существенно сокращают стоимость владения программным комплексом, ввиду чего вопроса о выборе продукта СЭД на другой платформе - не стояло. В ходе внедрения было произведен анализ существующих документов и процессов, интервьюирование ключевых пользователей и ответственных за направления. После формирования и утверждения технического задания, проведено проектирование тестовой модели. На этапе настройки системы были произведены следующие работы: 1) Настройка НСИ: загружены данные о пользователях из кадровой системы, загружены справочники Контрагенты, Контактные лица, Банковские реквизиты из кадровой системы 1С:Зарплата и управление персоналом и управленческой системы 1С:Университет;  2) Настроены виды документов: - входящих: Обращение граждан, Письмо, Письмо от Минобразования, Запрос; - исходящих: Письмо исходящее; - внутренние приказы и распоряжения (Приказ по ОД, Приказ по ЛС, Приказ по ЛС студентов, Приказ по образовательной деятельности и т.д.), различные виды договоров: поставки, об оказании услуг, о выполнении работ, другие внутренние документы: Командировка, Служебное задание, Служебная записка, Заявление на выдачу аванса , Табель учета рабочего времени;  Для каждого вида документов настроены соответствующие шаблоны;  3) Настроены комплексные процессы, созданные из заложенных в стандартной поставке ПО, таких как: регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов; 4) Разграничены права пользователей по группам доступа, по видам документов, по грифам доступам; 5) Настроены отчеты: Справка по исполнительской дисциплине высшего руководства, Аналитическая справка по обобщенным результатам контроля, Сводка о состоянии исполнения документов, Список руководителей не исполнивших поручения в срок, Справка об исполнении контрольных документов; В ходе подготовки к опытной эксплуатацию было проведено обучение ответственных сотрудников (более 50) и разработаны инструкции пользователей по работе с системой. В результате внедрения получена единая информационная система управления документами и процессами учреждения. Все документы, созданные или зарегистрированные как в 1С:Документооборот, так и в системах 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Университет, хранятся централизованное, в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Ускорились процессы обработки документов (согласование и другие). Повысилась прозрачность учета документов и задач: на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач по нему. Сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.