Продукция фирмы

Что такое 1C:Архив ?

1С:Архив - универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации. 

Использование 1С:Архива позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам. 

1С:Архив может хранить документы любых типов - офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, 1С:Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами. 

В системе 1С:Архив документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов предприятия, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом 1С:Архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать 1С:Архив как на малых, так и на крупных предприятиях. 

Хранение документов

С помощью 1С:Архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

Создание документов

Документы в 1С:Архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С:Архива. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере 1С:Архива в фоновом режиме и реализована на основе Abbyy FineReader Engine.

Учет документов

На каждый документ в 1С:Архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.

Взаимодействие пользователей

В 1С:Архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.

Работа с документами

Для просмотра и редактирования документов 1С:Архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в 1С:Архиве, не переключаясь в другое приложение. 

Регистрация корреспонденции

В системе 1С:Архив можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.

Коллективный доступ

1С:Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.

Версионирование

При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются в 1С:Архиве. К любой версии можно вернуться, чтобы узнать кто был ее автором или посмотреть внесенные изменения. Количество хранимых версий документов не ограничено.

Доступ через Web

Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документов с помощью обычных веб браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса. 

Поиск

1С:Архив позволяет искать документы не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т.е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется "Морфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright © 2000 Информатик". Полнотекстовое индексирование выполняется сервером 1С:Архива в фоновом режиме и поддерживается для документов Microsoft Office, текстовых документов различных типов и кодировок и распознанных изображений. Дополнительной возможностью системы поиска является формирование подборок информации на заданную тему (дайджест).

Права доступа

Каждому объекту 1С:Архива (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям - просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов 1С:Архива или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.

Основные отличия 1С:Архива от файл-сервера:

  • однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективном редактировании любых документов;
  • автоматическое сохранение всех версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой из них;
  • поиск документов: как полнотекстовый, так и по полям учетно-регистрационной карточки;
  • эффективное хранение большого количества документов и версий, формирование распределенных многотомных хранилищ документов;
  • надежное хранение документов за счет исключения прямого доступа пользователей к ним.
  • эффективное управление правами доступа и аудит всех действий пользователей; 

Интеграция с внешними приложениями.

В состав 1С:Архива входят механизмы интеграции системы с внешними приложениями, позволяющие, например:

  • добавить к уже существующим системам функциональность 1С:Архива;
  • разрабатывать автоматизированные системы пакетной обработки документов в том числе и потоковой обработки;
  • создавать узкоспециализированные приложения для работы с документами в 1С:Архиве;
  • разрабатывать интернет решения для доступа к документальным базам данных.

Вызов функций 1С:Архива можно осуществлять из 1С:Предприятия версий 7.7 и 8.0 (с помощью соответствующий компоненты), из программ написанных на C++, Visual Basic или Delphi, а также из любых других программ с помощью командной строки.

Главное окно клиентской части


просмотреть полностью (~520 КБ)...

Область дерева папок  в иерархическом виде отображает структуру хранилища  документов, область таблицы документов отображает в табличном виде список документов, которые содержаться в выбранной папке.

Состав дерева папок и списка документов отображается с учетом прав доступа для конкретного пользователя.
Окно просмотра  позволяет просматривать и редактировать документы  популярных форматов..

Диалог свойств документа


просмотреть полностью (~31 КБ)...

Отображает основные свойства документа, такие как название, комментарии к документу, автора и дату создания, информацию о версии, ключевых словах и другие. 

Диалог свойств папки


просмотреть полностью (~20 КБ)...

Отображает свойства папки, такие как название, комментарии,  дату создания и имя пользователя, создавшего папку, рабочий каталог, краткую информацию о содержимом. 

Создание нового документа. Регистрация входящих и исходящих


просмотреть полностью (~15 КБ)...



просмотреть полностью (~14 КБ)...

При регистрации входящей/исходящей корреспонденции можно указать, что служит основой для нового документа: файл на жестком/сетевом диске, готовый шаблон (файл любого типа) или описание места хранения бумажной копии документа.

Так же можно указать содержимое ряда полей, необходимых в дальнейшем для работы с документом, таких как: вид документа (факс, письмо), исходящий номер, дата регистрации, заголовок, комментарий и других, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиями ГСДОУ.

Создание нового документа. Внутренний документ

Регистрация обычного документа, не связанного с учетом и регистрацией корреспонденции. Как правило это обычные файлы, составляющие внутренний документооборот организации.

Диалог поручения


просмотреть полностью (~23 КБ)...

1С:Архив позволяет осуществлять выдачу и исполнение поручений и вести контроль исполнительской дисциплины. Поручения могут носить общий характер (например, Предоставить ежеквартальный отчет) или быть связанными с какими-либо документами 1С:Архива. Жизненный цикл каждого поручения в 1С:Архиве состоит из трех стадий: выдача, исполнение, контроль (если указан контролер).

Списки поручений


просмотреть полностью (~59 КБ)...




просмотреть полностью (~77 КБ)...

Все выданные поручения автоматически поступают на исполнение к соответствующим сотрудникам и отображаются в виде упорядоченного списке "На сегодня".

После того, как исполнитель помечает поручение как выполненное и составляет отчет о проделанной работе, оно поступает к контролеру в список "На контроле". Автором и контролером поручения могут быть разные сотрудники.

Сканирование и распознавание


просмотреть полностью (~14 КБ)...

1С:Архив поддерживает как ввод одиночных документов со сканера, так и потоковое сканирование. После завершения все полученные изображения будут добавлены на сервер. 

Если при настройке сканирования была выбрана одна из стратегий распознавания, то отсканированные документы будут поставлены в очередь и распознавание произойдет на сервере автоматически.

Поиск документов


просмотреть полностью (~98 КБ)...

Упрощенный поиск в 1С:Архиве позволяет находить документы по названию и комментарию, а также посодержимому (полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка).

В строке поиска можно указать название документа полностью или его часть. Например, для поиска всех документов в названии или комментарию к которым встречаются слова <договор>, <договора>, <договоры> нужно указать строку для поиска <договор>. Если установлен флажок поиска по содержимому, то будут найдены также документы, в тексте которых встретилась любая форма слова <договор>.

Результат поиска выводится в виде списка найденных документов с короткой текстовой выдержкой.


просмотреть полностью (~69 КБ)...

 Расширенный поиск позволяет найти документы по реквизитам (например, по названию, автору, датам создания) или по содержимому (полнотекстовый поиск). В расширенном поиске эти два вида поиска являются взаимоисключающими, т.е. поиск ведется либо по реквизитам, либо по тексту документов.

Поиск папок


просмотреть полностью (~63 КБ)...

Как и простой поиск документов, поиск папок позволяет искать папки, указав часть от названия или строки комментария.

Права доступа


просмотреть полностью (~66 КБ)...

Ограничение доступа в 1С:Архиве построено на принципе проверки прав субъектов (пользователей) на доступ к объектам (документам или папкам). Для идентификации пользователя используется его регистрационное имя (указывается администратором 1С:Архива при регистрации нового пользователя), подтверждаемое паролем.

Каждый объект системы 1С:Архив (документ или папка) наследует права вышестоящей по иерархии папки или имеет свой собственный индивидуальный набор прав доступа к нему. 

Права доступа описывают разрешенные наборы действий с данным объектом для пользователей или групп. В этом диалоге отображается список пользователей или групп пользователей (отличаются пиктограммами) и соответствующие им наборы прав. Разрешенные операции отмечены галочками зеленого цвета, запрещенные - галочками красного цвета. Отсутствие какой-либо галочки указывает системе безопасности, что данное право наследуется из прав других групп в этом классе безопасности. 

Управление версиями документов


просмотреть полностью (~83.7 КБ)...

Система 1С:Архив автоматически сохраняет все версии документа и дает возможность просматривать версии, сравнивать и возвращаться к какой-либо из версий документа в случае необходимости. Версии хранятся не только линейно, т.е. в виде списка, но и иерархично, в виде дерева подверсий, которое образуется в случае возврата к какой-либо версии и порождения от нее новой.

Обмен сообщениями

1С:Архив позволяет пользователям системы обмениваться текстовыми сообщениями, присоединяя кним ссылки на документы системы 1С:Архив.При отправке сообщения группе пользователей оно будет доставлено каждому члену выбранной группы.

Просмотр протоколов работы


просмотреть полностью (~92 КБ)...

В 1С:Архиве все важные действия пользователей, связанные с изменением информации или получением доступа к ней, протоколируются и могут быть просмотрены администратором системы.

Обычные пользователи могут просматривать только свои собственные протоколы. Это может быть полезно для восстановления последовательности действий или для анализа выполненных работ.

Настройки программы


просмотреть полностью (~31 КБ)...




просмотреть полностью (~30.7 КБ)...



Настройки сервера


просмотреть полностью (~30 КБ)...