Справочник «Внедренные решения»

Система электронного документооборота «1С:Документооборот КОРП» внедрена в компании с 2013 года и используется во всех предприятиях «Группы компаний С7» (18 юридических лиц), зона покрытия охватывает 34 города. В системе заведено 980 пользователей, ежемесячно проходит 9 000 электронных документов. Ранее в компании были внедрены несколько СЭД разных вендоров, в результате возникла необходимость создать единую информационную среду для обработки и хранения документов и исполнения задач. В качестве единой системы СЭД был выбран программный продукт “1С:Документооборот”, как наиболее отвечающий общим требованиям компании по бизнес-функционалу, наличию в штате высококвалифицированных специалистов по 1С:Предприятию, возможностью адаптации без привлечения сторонних компаний, разумной стоимостью продукта. Для организации проекта потребовалось концептуальное решение от бизнеса: изначально разработали схему организации работы с документами в юридической службе, разработали схему жизненного цикла договоров и подготовили проект нового Положения о договорной работе. Методологические работы проводились как силами привлеченных специалистов, так и сотрудниками "С7". Автоматизация классического документооборота осуществлена силами ИТ-службы компании, и в результате автоматизированы следующие участки делопроизводства: - Регистрация и обработка входящих и исходящих документов; - Обработка организационно-распорядительных и регламентирующих документов; - Учет и обработка договоров; - Обработка счетов, налоговых запросов; - Работа с претензиями. После введения системы в опытно-промышленную эксплуатацию, в 2014 году встал вопрос о расширении функций СЭД на другие процессы компании, в частности, возникла необходимость автоматизации закупочных процедур. Для реализации этих задач был объявлен конкурс на выбор поставщика услуг, в результате которого был выбран поставщик "1С-КПД". Основная цель проекта: создание подсистемы автоматизации бизнес-процессов закупочной деятельности на базе имеющейся у заказчика системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП». Были выделены следующие задачи проекта: - Обеспечение документооборота в части календарного планирования закупочной деятельности и проведения закупочных процедур в соответствии с утвержденными стандартами (Положение о закупках); - Организация хранения, систематизации и защиты данных по закупочным процедурам; - Обеспечение процессов электронного согласования участниками закупочной деятельности Приглашений и протоколов решений, а также процесса согласования годовых планов закупок; - Обеспечение прозрачности каждой закупочной процедуры (в «1С» фиксируются все документы в ходе закупочной процедуры, список и контакты участников, предложения участников, результаты голосования в процессе осуществления закупочной процедуры и проч.); - Информационная поддержка контроля и аудита закупочной деятельности; - Автоматизация обработки приглашений и предложений к участию в закупочной процедуре. Описание внедрения В рамках доработки системы были собраны требования и смоделированы все бизнес-процессы закупочных процедур, проходящие в Группе компаний. Был разработан механизм, позволяющий при минимальном участии пользователей запускать процессы закупки, автоматически формировать почтовый ящик закупочных процедур, проводить согласование всех документов, участвующих в закупочной процедуре, рассылать уведомления о проведении закупочной процедуры участникам, проводить голосование за выбор победителя тендера, получения и автоматической загрузки поступивших на почту предложений участников процедуры в качестве входящих документов с автоопределением корреспондента. Также был реализован механизм закрытия файлов поступивших предложений от любых пользователей системы до времени начала обсуждения предложений. Результаты На выходе заказчик получил систему управления и мониторинга закупочных процедур в рамках всей «Группы компаний С7». - Эффективное планирование закупочных процедур; - Точное соответствие сроков прохождения закупочных процедур установленным регламентам; - Дополнительный инструмент для контроля исполнительской дисциплины (в системе видно, кто задерживает решение или срывает сроки); - Соблюдено основное требование заказчика: минимальная модификация типового функционала системы. Особенности внедрения В качестве особенностей внедрения можно отметить, что компания придерживалась принципа максимального сохранения типовой конфигурации "1С:Документооборот", поэтому в результате получена стандартная конфигурация, с минимальным набором изменений системного кода.