Справочник «Внедренные решения»

ФГУП «Главное военно-строительное управление №4» – предприятие, которое входит в комплекс Департамента строительства Министерства обороны Российской Федерации.

В состав предприятия входят 17 филиалов и обособленных подразделений. Объекты расположены по всей территории страны, от самых крайних точек страны, от Камчатки на востоке до Калининграда на западе. От архипелага Новая Земля на севере до Дагестана на юге.

Удаленность расположения подразделений предприятия способствовала их объединению в единую сеть в виде системы электронного документооборота.  

В 2011 году был приобретен ПП «1С:Документооборот 8 КОРП», однако внедрение не было выполнено. Более того, на предприятии до июля 2019 вообще не использовалась система электронного документооборота. С июля 2019 было организовано ведение регистрационных и учетных журналов в электронном виде в формате Microsoft Excel. А в сентябре 2019 года внедрена система электронного документооборота не на платформе «1С:Предприятие 8». Однако необходимого эффекта новая система не давала, и было принято решение внедрить программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», у которого было несколько ключевых и решающих преимуществ: совместимость с другими программами 1С, широкая распространенность специалистов на рынке, возможность модифицировать функционал программы под конкретные требования предприятия, регулярные обновления и постоянная поддержка.

Цели проекта:

• Повышение прозрачности процессов закупочной деятельности и согласования внутренней документации;
• Снижение временных затрат на работу с документами: пока сотрудник перемещается между службами для согласования различных документов, затрачивается очень много времени;
• Снижение количества бумажных документов;
• Унификация работы с документами на предприятии: согласование документов по утвержденным цепочкам, назначение ответственных за работу с документами в каждом структурном подразделении;
• Контроль исполнительской дисциплины: необходимо, чтобы все поручения от Генерального директора заместителей и советников Генерального директора, выдаваемые на ежедневных оперативных совещаниях, контролируются в разрезе сроков и предметов поручений;
• Снижения «потерь» документов с помощью цифровизации бизнес-процессов взаимодействия отделов и филиалов.

Проект начал реализовываться именно при введении коронавирусных ограничений – активная фаза внедрения частично выпала на март-апрель 2020 года, когда вводились ограничения на работу учреждения, а в регионе внедрения (Краснодарский край) даже на передвижение между населенными пунктами. Пришлось адаптироваться к новым условиям, менять структуру проекта, чтобы все ограничения не сказались на сроках и результатах. Не смотря на всевозможные трудности, вызванные данными ограничениями, проект был успешно реализован 1 апреля 2021 года на базе конфигурации «1С:Документооборот КОРП» редакции 2.1, с осуществленными доработками согласно требованиям.

Было автоматизировано 2325 рабочих мест в 17 филиалах, на текущий момент осуществляется удаленная работа в 11 часовых поясах на всей территории Российской Федерации. 

В процессе автоматизации было реализовано:

• Обработка входящих документов с использованием потокового сканирования, используя штрих-коды документов, увеличила скорость регистрации документа, что соответственно повлияло на объем обрабатываемых документов;
• Подготовка и обработка исходящих документов – документы проходят цикл согласования, утверждения и регистрации намного быстрее, чем те же процессы, которые проходят на бумажном носителе;
• Подготовка и обработка внутренних документов (приказов, распоряжений, служебных записок) – уменьшился поток документов (служебных записок) на бумажном носителе, все процессы (рассмотрение, исполнение) отображаются в системе электронного документооборота, облегчился поиск документов. Возможность ознакомить с распорядительными документами практически всех работников Предприятия.
• Визуализация штампа простой электронной подписи согласованных и подписанных документов;
• Контроль исполнения документов и поручений (на базе механизма Мероприятий) – процесс позволяет контролировать практически весь документооборот Предприятия, возможность выявить неэффективных работников;
• Подготовка, согласование и утверждение заявки на закупку материалов (оборудования) – процесс позволяет намного быстрее согласовать заявку и подготовить договор;
• Подготовка, согласование и утверждение технических заданий;
• Подготовка, согласование и утверждение проекта договора/дополнительного соглашения к договору;
• Учет Государственных контрактов (на базе механизма Проектов) – возможность видеть документацию, выбирая конкретный Государственный Контракт. А также всю переписку в рамках отдельного Государственного контракта.
• Доработка интерфейса и функционала программного продукта для повышения комфортности работы в системе:
• Визы согласования и регистрационные номера для мероприятий;
• Проверка орфографии текста;
• Работа с файлами и папками файлов во внутренних документах;
• Модификация формы и функционала формы «Задачи мне».

Значительно сократилось время согласования документов.

А также данное внедрение повысило эффективность и в других направлениях:

• сократились трудозатраты в подразделениях на 25%;
• ускорилось получение управленческой отчетности на 15%;
• ускорилось получение регламентированной отчетности на 5%;
• ускорилась обработка заказов на 20%;
• сократились операционные и административные расходы на 7%;
• снизился производственный брак на 5%;
• сократились сроки оказания услуг на 25%;
• увеличился объем оказываемых услуг на 5%.