Справочник «Внедренные решения»

В 2019 в НИУ ВШЭ было принято решение перейти на новую систему документооборота. Предпосылки – ограничения «старой СЭД»: -Недостаточный функционал; -Ограниченная возможность организации безбумажного документооборота; -Отсутствие мобильного приложения; -Устаревший интерфейс. Задачи проекта по внедрению 1С:Документооборот 8: - Разработать и внедрить СЭД с учетом нескольких кампусов (Москва, Нижний Новгород, Санкт-Петербург, Пермь) – удалённо, в условиях пандемии; - Обеспечить бесперебойную работу мультисистемных (сквозных) процессов – при условии 4 существующих и более 5 разрабатывающихся ИС НИУ ВШЭ; - Обеспечить перенос и возможность использования исторических данных за весь период существования «старой СЭД» - более 1 500 000 документов и файлов, сформированных с 2009 года, с сохранением связей, печатных форм, статусов; - Обеспечить запас аппаратных мощностей для функционирования системы минимум на 5-летний период; - Обеспечить одномоментный переход по всем подразделениям НИУ ВШЭ и по всем видам документов за исключением пилотных процессов безбумажного документооборота (ГПД) и Приёмной кампании 2020-онлайн – 4 кампуса, более 4 000 сотрудников. Среди прочего, во ходе внедрения 1С:Документооборот 8 были выполнены следующие доработки системы: - Настроены права: Разработано гибкое делегирование прав по отдельным типам задач и видам документов, а также базирующаяся на нём специальная подсистема «Руководитель / Помощник», реализующая принятый в организации регламент обработки документов. Подсистема позволяет снижать нагрузку на ответственных лиц, не исключая их из контура обработки документов. Разработана подсистема управления правами на подпись документов на основе известных оснований - приказов, доверенностей, временного возложения обязанностей. В организации появился контроль за корректностью выбранного подписанта, закрыты риски потери юридической значимости документов из-за истекших полномочий подписывающих лиц. - Реализована поддержка мультисистемных процессов: Реализованы сквозные мультисистемные процессы, в частности в разгар пандемии в короткие сроки (2 месяца) была организована приемная компания абитуриентов с дистанционным заключением договора на обучение на сайте в личном кабинете. - Реализована схема фонового поточного сканирования: Внедрена схема фонового поточного сканирования. Контролирующие этот процесс пользователи проверяют в специальном рабочем месте (АРМ) результаты каждый в рамках своей области доступа. - Сохранена «преемственности системы»: Из прошлой системы перенесены функции, к которым привыкли пользователи – работа с экспертизой, редактирование участников процесса в карточке документа, дробление файлов по категориям и многое другое. - Разработано мобильное приложение с режимом online и offline: Разработано собственное мобильное приложение с режимом online и offline, позволяющее выполнять и создавать задачи, просматривать документы, редактировать файлы, формировать отчеты. - Разработана подсистема подписания документов УКЭП по облачной технологии. Выполнена визуализация КЭП Разработана альтернативная подсистема подписания УКЭП по облачной технологии с использованием комплекса CryptoPro DSS, в том числе подписание комплекта документов с единым подтверждением. Подписание стало возможным без физических ключей, через мобильное приложение MyDSS, подтверждение по FaceID, отпечатку пальца. Реализована подсистема индивидуальных визуализаций КЭП для отдельных видов документов. В результате внедрения 1С:Документооборот 8 были достигнуты следующие результаты: - Скорость обработки документов увеличилась на 60%; - Скорость поиска документов сократилась в 7,5 раз; - Количество документов, распознанных с первого раза при потоковом сканировании увеличилось на 20%; - Среднее время внесения изменений в систему по требованиями заказчиков / в связи с изменением законодательства сократилось на 73%