Справочник «Внедренные решения»

«Технониколь» - это ведущий российский производитель кровельных, теплоизоляционных и гидроизоляционных материалов. Группа компаний включает 53 производственные площадки в 6 странах мира (Россия, Беларусь, Литва, Италия, Великобритания, Германия). Для реализации строительных материалов и инструментов для промышленного, гражданского и частного домостроения открыто более 100 торговых отделений по России и СНГ; каталог содержит более 11 000 позиций от 700 ведущих брендов. Компания Торговые Системы «ТехноНИКОЛЬ» занимает одно из лидирующих мест среди поставщиков товаров для строительства и ремонта. С увеличением объема документооборота возникла потребность в единой системе учета документов и централизованном архиве. До реализации проекта сбор документов, проверка и передача в архив осуществлялась вручную, что приводило к существенным временным затратам, ошибкам при формировании пакета документов, а также потере оригинальных документов при условии отсутствия центрального архива. Руководством компании Торговые Системы «ТехноНИКОЛЬ» было принято решение о создании единой системы учета и хранения документов на базе программного продукта 1С: Документооборот. В рамках проекта были реализованы следующие задачи: • автоматизирован сбор документов транспортной пачки с помощью поиска по штрих-коду и интерактивного подбора документов из базы 1С: Управление торговлей по заданным критериям - организации, складу, ответственному менеджеру; • реализован механизм получения данных "онлайн" по документу (включая номер, дату, сумму, организацию и другие реквизиты) из учетной системы 1С: Управление торговлей с помощью веб-сервисов; • реализован бизнес-процесс проверки корректности транспортной пачки с рассылкой оповещений по результатам проверки; • автоматизирована передача признаков документов (прикреплен, проверен, передан в архив), а также номера архивной пачки, автора прикрепления скан-копии и ответственного менеджера за проверку пачки в базу 1С: Управление торговлей; • реализован механизм учета мест хранения архивных документов, в рамках которого транспортные пачки помещаются в архивную коробку - пронумерованный ящик на стеллаже. По данному номеру осуществляется поиск местонахождения оригинала документа по штрих-коду электронной копии; • реализован бизнес-процесс согласования помещения транспортной пачки в архив документов с рассылкой оповещений о результатах согласования; • реализован бизнес-процесс по удалению архивной коробки с рассылкой оповещений; • разработан блок отчетов по сбору статистики по прикреплению к документам скан-копий и статусам (прикреплен, проверен, передан в архив); • автоматизирован расчет KPI сотрудников на основе статистических отчетов по прикреплению скан-копий документов и их передачи в архив; • реализован механизм настройки оповещений, который позволяет настроить способы доставки сообщений (email, sms) и шаблоны рассылки по событиям и объектам; • реализован универсальный механизм управления макетами печатных форм - макеты хранятся в одном месте - на стороне 1С:Документооборот и подгружаются в учетные системы 1С:Управление торговлей и 1С:Бухгалтерия предприятия; • разработаны печатные формы следующих документов с учетом особенностей законодательства для России, Белоруссии и Казахстана с возможностью актуализации макетов в 1С: Управление торговлей и 1С: Бухгалтерия предприятия: o Товарно-транспортная накладная (включая перемещение и корректировку) o Товарная накладная o Реализация товаров и услуг o Счет фактура, корректировочный Счет – фактура o Расходная накладная o Счет на оплату o Заявление на возврат товаров • разработаны внутренние печатные формы: o Реестр документов для транспортировки из торгового отделения; o Чеклист архивной коробки o Опись дел для передачи в архив • реализован бизнес-процесс проверки документов и прикрепления скан копий для контрагентов, не использующих печать; • выполнен перенос механизма связанных документов. В результате выполнения проекта разработан новый бизнес-процесс, отвечающий требованиям заказчика по сбору и передаче документов в архив на базе конфигурации 1С: Документооборот. Реализовано получение необходимых данных из нескольких учетных систем в режиме «онлайн» на базе конфигурации 1С: Управление торговлей, а также передача статусов документов и информации по проверке транспортной пачки и согласованию передачи пакета документов в архив. Реализован расчет KPI сотрудников на основе статистических отчетов по прикреплению скан-копий документов и их передачи в архив. Автоматизация процесса сбора и передачи документов в архив значительно сократила время обработки документов, поиска оригинала документов в архиве, а также минимизировало потерю оригиналов документов.