Справочник «Внедренные решения»

Цель проекта: ИС внедряется с целью: • перевести в электронный вид все виды документов, по которым такой перевод соответствует действующему законодательству РФ и локальным нормативным правовым актам; • применение единого подхода в работе с документами; • организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла; • снизить операционные риски компании (ошибочные действия сотрудников); • уменьшить количество ошибок и несогласованности действий между структурными подразделениями; • сократить сроки согласования и сроки передачи документов между подразделениями; • сократить затраты на расходные материалы (бумага, картриджи); • повысить уровень исполнительской дисциплины, уменьшив средний срок просрочки обработки документов; • сократить время поиска документа; • сократить время и трудозатраты на подготовку и формирование отчетности. Задачи проекта: • Систематизация и структурирование требований к существующим бизнес-процессам для их последующей автоматизации; • Разработка регламентов выполнения основных процессов с использованием ИС; • Определение архитектуры ИС; • Адаптация, доработка и настройка программных продуктов для реализации функционала ИС; • Обеспечение корректного ввода НСИ и исходных данных на дату запуска ИС в эксплуатацию; • Обучение персонала для обеспечения корректной эксплуатации и обслуживания (администрирования) ИС; • Организация сопровождения и эксплуатации ИС. Ситуация до старта проекта На момент старта проекта для обеспечения документооборота использовалось несколько систем. Отсутствием единой информационной системы имеет следующие недостатки: - отсутствие единой структуры хранения документов, - дублирование справочной информации, - поиск документов требовал больших затрат времени и ресурсов. Регистрация документов была децентрализована, что усложняло оценку по количеству входящих и исходящих документов в целом по организации. Создание единой СЭД предоставило возможность сквозного поиска документов, ведение единой справочной информации, интеграцию с операторами ЮЗДО и действующими системами учета на платформе 1С. Архитектура решения и масштаб проекта Масштаб проекта обуславливался тем, что организация крупная и ведёт свою деятельность уже очень долгий срок. Поэтому проект по улучшению документооборота оказался комплексной задачей. • Интеграция с 1С:ЗУП по справочникам НСИ и внутренним документам • Интеграция с 1С:Бухгалтерия по договорам/дополнительным соглашениям/иной договорной документации/согласиям на использование контента • Интеграция с приложением, которое используется для ЭДО по справочникам НСИ, входящим/исходящим/внутренним документам Масштаб проекта обуславливался тем, что организация крупная и ведёт свою деятельность уже очень долгий срок. Поэтому проект по улучшению документооборота оказался комплексной задачей. В рамках проекта: - Проведен анализ существующей в организации системы документооборота - Проведен анализ соответствия фактического состояния работы с документами внутренним нормативным документам заказчика, регламентирующим документооборот. - Проведено интервьюирование сотрудников структурных подразделений. - Определены границы автоматизации с их обоснованием, аудит существующей IТ-инфраструктуры в части информационных систем на платформе «1С:Предприятие 8». - Подготовлен отчет об обследовании существующего документооборота в ИТАР-ТАСС. - Оценены работы по интеграции электронного документооборота в существующую IТ-инфраструктуру заказчика в части информационных систем на платформе «1С:Предприятие 8». - Внесены предложения по дооборудованию IТ-инфраструктуры в части информационных систем на платформе «1С:Предприятие 8». - Подготовлены функциональные требования для составления технического задания проекта по автоматизации бизнес-процессов обработки документов в электронном виде и созданию архива электронных документов в ИТАР-ТАСС на платформе «1С:Предприятие 8», в части подготовки автоматизации данных бизнес-процессов Методология выполнения работ Проект выполнялся по технологии «1С:Методология управления документами». Технология представляет собой набор готовых алгоритмов для сбора и обработки первичных данных о документных процессах и метод проектирования целевой модели на основе проанализированных действующих документных процессов. Одна из особенностей примененной технологии, которая была использована — передача знаний Заказчику для повышения заинтересованности и вовлечения в проектные работы Особенности и уникальность проекта Внедрение единой СЭД позволило организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал системы включает возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей (поиск, классификация, обмен с внешними контрагентами и пр.). «1С:Документооборот» на базе 1С:Предприятие, обеспечил: - перевод в электронный вид всех видов документов, который соответствует действующему законодательству РФ и локальным нормативным правовым актам, - сокращение сроков согласования документов, - снижение операционных рисков компании (оптимизированы процессы и минимизированы ошибочные действия сотрудников), - улучшение показателей исполнительской дисциплины, - повышение удобства работы с СЭД, - возможность обмена с операторами юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО). На момент реализации проекта работа с документами в каждом отделе велась по своим правилам. В зависимости от отдела, одни и те же документы могли иметь разные маршруты обработки. Иногда избыточные. Это привело к необходимости анализа существующего документооборота и разработки технического задания к автоматизации процессов работы с документами. В результате проекта: - описаны бизнес-процессы и документопотоки, - даны рекомендации по оптимизации процессов с учетом условий в договорах (сумма документа, подразделение), - описаны требования к организации хранения документов в информационной системе.