Справочник «Внедренные решения»

В 2022 году МГТУ им. Н.Э. Баумана было принято решение о необходимости комплексной автоматизации ведения финансово-хозяйственной деятельности Университета. Необходимость была вызвана наличием комплекса исторических программных продуктов, реализованных на различных платформах разработки и не взаимосвязанные между собой. Отсутствуем единого механизма управления нормативно-справочной информацией. Поддержка программных продуктов осуществлялась различными подразделениями Университета. Большинство рабочих процессов Университета в части планирования и исполнения финансово-хозяйственной деятельности не было автоматизировано. Любое подразделение Университета могло задействовать собственные самописные инструменты для осуществления планирования, исполнения своей финансово-хозяйственной деятельности. Разрозненные ресурсы с разным представлением данных серьезно ограничивали при необходимости обмен информацией, ресурсы порой были абсолютно не связаны между собой, информация из разрозненных ресурсов не передавалась другим подразделениям, каждый работал в своем функционале, все это усложняло процесс работы служб административно управленческого персонала Университета. При формировании отчетности по ведению финансово-хозяйственной деятельности Университета соответствующая работа требовала высокой трудоемкости и внимательности, с применением прикладных программных средств, в том числе человеческого фактора при сборе и обработке данных. Для решения данной задачи руководством МГТУ им. Н.Э. Баумана были сформированы требования на разработку и выставлены на конкурс. По результатам конкурсной процедуры для выполнения работ был заключен контракт c компанией ООО «Бизнес Системы». Проведение в начале проекта детального обследования текущего состояния бизнес-процессов и имеющейся ИТ инфраструктуры Университета, которое проводилось согласно применяемой технологии проектного внедрения, позволило снизить риски недостижения ожидаемого результата ввиду имеющихся ограничений и имеющихся неопределенностей при внедрении. По результатам обследования были собраны функциональные требования от Заказчика, сформированы и согласованы частные технические задания, определены первоочередные задачи, выработаны и согласованы проектные решения, на основании, которых выполнялись работы по проекту, а именно: -проектирование бизнес-процессов; -создание модуля, разработка; -загрузка нормативно-справочной информации; -ввод остатков и сверка перенесенных данных; -интеграция модуля с существующими ИС Заказчика; -настройка ролевой модели, маршрутов согласования; -разработка пользовательских инструкций и методических материалов; -обучение сотрудников организации; -проведение опытной эксплуатации; -доработка по итогам опытной эксплуатации; -ввод в промышленную эксплуатацию; -оказание технической поддержки на всех этапах внедрения. Внедрение модуля по планированию, бюджетированию и исполнению финансово-хозяйственной деятельности ИС «Цифровой университет МГТУ им. Н.Э. Баумана» на основе модернизации программных продуктов на платформе "1С: Предприятие 8" позволило решить широкий спектр управленческих задач Университета. За счет данного внедрения были получены следующие возможности: -Предоставило возможность провести качественную оптимизацию бизнес-процессов и осуществить переход с разрозненных информационных систем и таблиц Excel на единую комплексную информационную систему, реализованную на базе программных продуктов «1С». -Работа всех подразделений в единой эффективной цифровой среде для осуществления планирования и исполнения плана финансово хозяйственной деятельности Университета, которая обеспечивает ведение автоматизированных процессов планирования и исполнения план - фактного анализа, регистрацию, обработку, согласование и представление информации для отчетности в едином модуле. -Внедрение в состав системы «Цифровой университет» модуля управления финансовым планированием позволило интегрировать между собой, задействованные в процессе финансово-хозяйственной деятельности в части планирования и исполнения ПФХД, модули Университета, что оптимизировало процессы по внесению, хранению и согласованию данных процесса. -С переходом к работе в модуле управления финансовым планированием существенно снизились трудовые и временные издержки сотрудников подразделений Университета, участвующих в процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности, а также исчезли риски, связанные с искажение или потерей данных. -В результате проекта руководство и специалисты ВУЗа обеспечены своевременной, оперативной и достаточной для анализа финансово-хозяйственной деятельности Университета информацией, что позволило существенно ускорить процесс принятия необходимых управленческих решений. Задачи, поставленные руководством МГТУ им. Н.Э. Баумана перед специалистами компании общества с ограниченной ответственностью «БИЗНЕС СИСТЕМЫ», выполнены в полном объёме. Дата начала эксплуатации системы: 24.10.2022 года. В настоящее время система активно используется университетом, в системе работают все подразделения Университета, в каждом подразделении назначены ответственные за работу в системе, что составляет более 400 пользователей системы. Дальнейшие планы по сотрудничеству с компанией ООО «Бизнес Системы» направлены на развитие уже существующего модуля «Управления финансовым планированием».