Справочник «Внедренные решения»

Ситуация до проекта

Ранее в компании «Авито» для обеспечения внешнего документооборота с контрагентами использовались штатные возможности решения «1С-ЭДО», встроенного в действующую конфигурацию «1С:Управление холдингом». При этом процедура обмена юридически значимыми документами была усложнена несколькими десятками тысяч контрагентов, использующих услуги различных операторов ЭДО. Это приводило к большому количеству роуминговых операций, задержкам отправки документов, большому количеству ручных операций при отправке документов.

Решение

Руководством компании было принято решение подобрать и внедрить новый сервис для обеспечения внешнего юридически значимого электронного документооборота. По рекомендации партнеров по автоматизации WiseAdvice-IT проект реализовали с помощью уникального программного комплекса на базе «1С:Клиент ЭДО» и доработанного решения «1С:Управление холдингом».

Цели проекта:

• Автоматизировать внешний юридически значимый ЭДО в компании «Авито».
• Снизить расходы на документооборот с контрагентами за счет уменьшения затрат на подготовку и отправку бумажных документов.
• Уменьшить трудоемкость документооборота для ответственных лиц с помощью автоматизации процессов с клиентами.
• Сократить сроки доставки документов клиентам, сроки отражения расходов и закрытия отчетного периода.
• Уменьшить налоговые риски за счет своевременного получения электронных документов от поставщика.

Задачи проекта:

• Поддержать массовую отправку электронных документов — 200 тысяч электронных документов за 8 часов.
• Реализовать автонастройку роуминговых маршрутов за счет автоотправки писем оператору в электронном виде. Исключить ручную настройку роуминга.
• Обеспечить поддержку различных операторов ЭДО в едином интерфейсе.
• Автоматизировать поиск информации о подключениях контрагентов к операторам, выбор основного (приоритетного) маршрута отправки электронных документов и установку соглашений с контрагентами.
• Автоматизировать отправку приглашений к электронному документообороту по полученным с сайта «Авито» ID контрагента по правилам формирования основных маршрутов.
• Обеспечить автоматический выбор подписанта по настраиваемым правилам.
• Настроить единый интерфейс для работы с различными операторами ЭДО — функциональность «одного окна» и единообразие действий пользователя с документами вне зависимости от маршрутов отправки и получения ЭД.
• Настроить удобные интерфейсы согласования: через электронную почту, «1С:Управление холдингом» и в перспективе с возможностью согласования через «1С:Документооборот».
• Сохранить исторические доработки кода конфигурации «1С:Управление холдингом» при внедрении системы ЭДО.

Что было сделано

Готовые программные компоненты «1С» и операторов, интегрированные в информационную систему «Авито», позволили в кратчайшие сроки развернуть электронный документооборот с единым интерфейсом и полностью автоматизированными настройками роуминга.

Основой автоматизации юридически значимого документооборота с контрагентами стал программный комплекс на базе 1С, который состоит из 2-х частей:

1. серверная часть – отдельно стоящая конфигурация, созданная на основе программы «1С:Клиент ЭДО»;
2. клиентская часть – подсистема, расположенная в учетной системе заказчика «1С:Управление холдингом».

Программа консолидирует в себе данные, поступающие от операторов ЭДО, обрабатывает по единым бизнес-правилам и направляет в учетную систему, которой могут быть различные типовые и нетиповые конфигурации "1С" или не "1С"-системы. Такая архитектура позволила наладить работу с несколькими операторами ЭДО одновременно в режиме «одного окна» для пользователей, применить единообразные бизнес-правила подписания и согласования электронных документов.

Результаты проекта 

• Минимизированы расходы на внешний документооборот за счет исключения операций с бумажными документами;
• Сокращены трудозатраты сотрудников благодаря автоматизированным процессам обмена электронными документами с клиентами;
• Максимально сокращены сроки доставки документов клиентам, отражения расходов и закрытия отчетного периода;
• Практически исключены налоговые риски за счет своевременного получения электронных документов;
• Настроен единый интерфейс для работы с различными операторами ЭДО;
• Исключен процесс ручной отправки электронных документов;
• Автоматизированы отправка и прием приглашений к участию в ЭДО с контрагентами по правилам в зависимости от направления документооборота (клиенты/поставщики);
• Автоматизировано получение с сайта «Авито» информации об идентификаторе ЭДО контрагента и отправка приглашения, определение маршрута по приоритетному маршруту.