Справочник «Внедренные решения»

Автоматизация документооборота на базе "1С:Документооборот 8 ПРОФ " в Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Республики Адыгея

Партнер, осуществивший внедрение/проект
Пользователь
Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Республики Адыгея
Общая численность компании: 300
14 сентября 2017
Внедренное типовое решение
Версия 1С:Предприятия
Автоматизированных рабочих мест
52
Вариант работы
Файловый
Отрасль
Описание кейса

Адыгейский республиканский фонд обязательного медицинского страхования был создан в 1993 году на основании постановления Президиума Верховного Совета Республики Адыгея от 13 мая 1993 года № 314. 

Фонд занимается следующими задачами:

  • Обеспечение предусмотренных федеральным законодательством прав граждан в системе обязательного медицинского страхования;
  • Обеспечение гарантий бесплатного оказания застрахованным лицам медицинской помощи при наступлении страхового случая в рамках территориальной программы обязательного медицинского страхования и базовой программы обязательного медицинского страхования;
  • Создание условий для обеспечения доступности и качества медицинской помощи, оказываемой в рамках программ обязательного медицинского страхования;
  • Обеспечение государственных гарантий соблюдения прав застрахованных лиц на исполнение обязательств по обязательному медицинскому страхованию в рамках базовой программы обязательного медицинского страхования независимо от финансового положения страховщика.

Основными задачами фонда являлись:

  • автоматизация согласования договоров в компании, в данном бизнес-процессе участвуют 5 подразделений компании (Договорной отдел, Юридическая служба, Финансово-экономический сектор, Бухгалтерия и Управляющий), в случае не превышения стоимости договора в сто тысяч рублей управляющий не участвует в процессе согласования и документ уходит на утверждение;
  • многосоставным бизнес-процессом является «Закупка нового медицинского оборудования или разовая закупка расходников», которая включает в себя четыре процесса согласования, один рассмотрения и утверждения и затрагивает 6 руководителей подразделений компании и в случае необходимости позволяет руководителям добавлять подзадачи своим подчиненным в рамках своего согласования, конечным пунктом является регистрация документа в соответствие с принятой номенклатурой дел;
  • одним из простых бизнес-процессов является «запрос на изменение прейскуранта», в котором участвуют 4 подразделения компании (Бухгалтерия, Финансово-экономический сектор,  IT, Договорной отдел), данный процесс не требует многоступенчатых схем согласования.
Ранее документооборот в компании не был автоматизирован и отсутствовал регламент бизнес-процессов внутри организации, в связи с чем, согласование документов (договоров, заявок, приказов и т.п.) не было систематизировано и на указанные процессы требовалось большое количество времени. В отсутствие мониторинга и контроля сроков документации присутствовали случаи просроченного исполнения тех или иных документов. Для автоматизации процессов движения документов в Адыгейском республиканском фонде обязательного медицинского страхования был выбран программный продукт 1С:Документооборот 8 ПРОФ.

В результате внедрения 1С:Документооборот 8 ПРОФ улучшилось следующее:

  • Программный продукт запущен в промышленную эксплуатацию;
  • Автоматизировано более 50 рабочих мест;
  • Заведена структура организации;
  • Процесс согласования и утверждения документов ответственными лицами существенно ускорился и уже рассчитывается не в днях, а в часах или даже минутах;
  • Настроен контроль за исполнением входящих обращений;
  • Настроены группы доступа, права на папки внутренних документов. 
Выполнены работы
Сопровождение
Описание
Внедрение в Территориальном фонде обязательного медицинского страхования Республики Адыгея программного продукта 1С:Документооборот 8 ПРОФ. Тип проекта: Автоматизация Партнер, осуществивший внедрение/проект: 1С:Франчайзи. ООО «Глобал-Софт», г.Краснодар тел.: (861) 2102626 www.globals.ru Версия 1С:Предприятия: 8.3 Внедренное типовое решение: 1С:Документооборот ПРОФ Отрасли: Государственное и муниципальное управление, силовые структуры, другие бюджетные учреждения Автоматизированы следующие функции: • Документооборот (ECM) o Ведение номенклатуры дел o Делопроизводство o Учет договоров o Учет и контроль исполнения поручений o Учет и хранение документов Сопровождение: Оформлен платный договор 1С:ИТС Описание проекта: Специалисты ООО «Глобал-Софт» предложили и успешно внедрили в территориальном фонде обязательного медицинского страхования Республики Адыгея программный продукт 1С:Документооборот ПРОФ. Адыгейский республиканский фонд обязательного медицинского страхования был создан в 1993 году на основании постановления Президиума Верховного Совета Республики Адыгея от 13 мая 1993 года № 314. Ранее документооборот в компании не был автоматизирован и отсутствовал регламент бизнес-процессов внутри организации, в связи с чем, согласование документов (договоров, заявок, приказов и т.п.) не было систематизировано и на указанные процессы требовалось большое количество времени. В отсутствие мониторинга и контроля сроков документации присутствовали случаи просроченного исполнения тех или иных документов. Для автоматизации процессов движения документов в Адыгейском республиканском фонде обязательного медицинского страхования был выбран программный продукт 1С:Документооборот 8 ПРОФ. В качестве партнера по внедрению была выбрана компания ООО "Глобал-Софт". Задачи проекта: - Обеспечение полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения деятельности Территориального фонда обязательного медицинского страхования Республики Адыгея, унификация и регламентация бизнес-процессов, связанных с переходом на СЭД, автоматизация механизма их выполнения и контроля. Создание платформы для централизации отдельных бизнес-процессов при масштабировании; - Обеспечение роста конкурентных преимуществ за счет повышения скорости и качества обслуживания клиентов - ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов; - Оптимизация сроков формирования бухгалтерской, налоговой, управленческой, финансовой, статистической и иной документации и отчетности; - Повышение безопасности информации и документов, обеспечение конфиденциальности – доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей; - Обеспечение протоколирования деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности); - Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива; - Оптимизация бизнес-процессов управления проектами за счет использования функционала СЭД; - Обеспечение синергетического эффекта - настройка интеграции СЭД с учетными модулями КИС ТГМ, синхронизация НСИ; - Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации - снижение расходов на бумагу, печать, концелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и т.п. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия; - Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), использование мобильного приложения к СЭД, и, как следствие, ускорение всех бизнес-процессов Общества; - Обеспечение эффективного накопления, управления и доступа к информации. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности; - Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников; - Создание условий, способствующих развитию корпоративной культуры путем оптимизации взаимодействия сотрудников и развития горизонтальных связей с учетом роста ответственности каждого за качественное выполнение выданного ему задания. Цель проекта: Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот ПРОФ с настройкой интеграции с учетными системами 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ, 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8 и возможностью масштабирования. Этапы проекта: 1. Интервью с ключевыми пользователями и Подготовка документа "Техническое задание". Проектное решение согласовано Заказчиком. 2. Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли. 3. Настройка интеграции учетных систем и Документооборота. Внедрены интеграционные механизмы в учетные системы; настроены параметры интеграции в учетных системах и Документообороте; проведены испытания интеграционных механизмов. 4. Подготовка к опытной эксплуатации. Разработаны программы и методики испытаний; проведены испытания Системы; сделана доработка Системы по результатам испытаний; проведено обучение пользователей. 5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации; подписаны листы учета рабочего времени Функциональная архитектура: 1) КЛАССИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Автоматизация работы с организационно-распорядительным, информационно справочным, различными внутренними документами. 2) КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗОДСТВО Автоматизация работы с кадровыми документами, формирование электронного архива справок и заявлений (по обращениям граждан – касательно получения справок о стаже/заработной плате либо по заявлениям и обращениям, связанным с управлением жилым фондом) 3) ЮРИДИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Автоматизация судебного делопроизводства, формирование электронного архива юридических документов, учет доверенностей 4) ТЕНДЕРЫ Автоматизация проведения тендерных процедур и учета конкурсной документации Работы 1С:Документооборот, реализованные в рамках проекта: Интеграция информационных систем 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ, 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8 и 1С:Документооборот 8 ПРОФ. Целями выполнения работ по внедрению интеграции являются: - Создание единого информационного пространства в части НСИ информационных систем территориального фонда; - Обеспечение возможности работы с документами, процессами и задачами, файлами СЭД из других информационных систем (БГУ, ЗКГУ); - Обеспечение возможности автоматической миграции данных между информационными системами. В результате внедрения 1С:Документооборот 8 ПРОФ выполнено следующее: - Программный продукт запущен в промышленную эксплуатацию; - Автоматизировано более 50 рабочих мест; - Заведена структура организации; - Процесс согласования и утверждения документов ответственными лицами существенно ускорился и уже рассчитывается не в днях, а в часах или даже минутах; - Настроен контроль за исполнением входящих обращений; - Настроены группы доступа, права на папки внутренних документов.
Параметры
Количество видов документов - 6, отчетов - 7; количество вводимых документов в день - 10; среднее число строк в одном документе - 20(в 20 строк включены различные параметры:от кого обращение, кому адресовано, регистрационный номер, характеристики обращения, вопрос обращения); объем информационной базы 116 (Мб) на момент описания.
Загрузка данных...
Загрузка данных...