Внедрение в Территориальном фонде обязательного медицинского страхования Республики Адыгея программного продукта 1С:Документооборот 8 ПРОФ.
Тип проекта: Автоматизация
Партнер, осуществивший внедрение/проект: 1С:Франчайзи. ООО «Глобал-Софт», г.Краснодар
тел.: (861) 2102626
www.globals.ru
Версия 1С:Предприятия: 8.3
Внедренное типовое решение: 1С:Документооборот ПРОФ
Отрасли: Государственное и муниципальное управление, силовые структуры, другие бюджетные учреждения
Автоматизированы следующие функции:
• Документооборот (ECM)
o Ведение номенклатуры дел
o Делопроизводство
o Учет договоров
o Учет и контроль исполнения поручений
o Учет и хранение документов
Сопровождение: Оформлен платный договор 1С:ИТС
Описание проекта:
Специалисты ООО «Глобал-Софт» предложили и успешно внедрили в территориальном фонде обязательного медицинского страхования Республики Адыгея программный продукт 1С:Документооборот ПРОФ.
Адыгейский республиканский фонд обязательного медицинского страхования был создан в 1993 году на основании постановления Президиума Верховного Совета Республики Адыгея от 13 мая 1993 года № 314.
Ранее документооборот в компании не был автоматизирован и отсутствовал регламент бизнес-процессов внутри организации, в связи с чем, согласование документов (договоров, заявок, приказов и т.п.) не было систематизировано и на указанные процессы требовалось большое количество времени. В отсутствие мониторинга и контроля сроков документации присутствовали случаи просроченного исполнения тех или иных документов. Для автоматизации процессов движения документов в Адыгейском республиканском фонде обязательного медицинского страхования был выбран программный продукт 1С:Документооборот 8 ПРОФ.
В качестве партнера по внедрению была выбрана компания ООО "Глобал-Софт".
Задачи проекта:
- Обеспечение полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения деятельности Территориального фонда обязательного медицинского страхования Республики Адыгея, унификация и регламентация бизнес-процессов, связанных с переходом на СЭД, автоматизация механизма их выполнения и контроля. Создание платформы для централизации отдельных бизнес-процессов при масштабировании;
- Обеспечение роста конкурентных преимуществ за счет повышения скорости и качества обслуживания клиентов - ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов;
- Оптимизация сроков формирования бухгалтерской, налоговой, управленческой, финансовой, статистической и иной документации и отчетности;
- Повышение безопасности информации и документов, обеспечение конфиденциальности – доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей;
- Обеспечение протоколирования деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- Оптимизация бизнес-процессов управления проектами за счет использования функционала СЭД;
- Обеспечение синергетического эффекта - настройка интеграции СЭД с учетными модулями КИС ТГМ, синхронизация НСИ;
- Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации - снижение расходов на бумагу, печать, концелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и т.п. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
- Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), использование мобильного приложения к СЭД, и, как следствие, ускорение всех бизнес-процессов Общества;
- Обеспечение эффективного накопления, управления и доступа к информации. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
- Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
- Создание условий, способствующих развитию корпоративной культуры путем оптимизации взаимодействия сотрудников и развития горизонтальных связей с учетом роста ответственности каждого за качественное выполнение выданного ему задания.
Цель проекта: Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот ПРОФ с настройкой интеграции с учетными системами 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ, 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8 и возможностью масштабирования.
Этапы проекта:
1. Интервью с ключевыми пользователями и Подготовка документа "Техническое задание". Проектное решение согласовано Заказчиком.
2. Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли.
3. Настройка интеграции учетных систем и Документооборота. Внедрены интеграционные механизмы в учетные системы; настроены параметры интеграции в учетных системах и Документообороте; проведены испытания интеграционных механизмов.
4. Подготовка к опытной эксплуатации. Разработаны программы и методики испытаний; проведены испытания Системы; сделана доработка Системы по результатам испытаний; проведено обучение пользователей.
5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации; подписаны листы учета рабочего времени
Функциональная архитектура:
1) КЛАССИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Автоматизация работы с организационно-распорядительным, информационно справочным, различными внутренними документами.
2) КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗОДСТВО
Автоматизация работы с кадровыми документами, формирование электронного архива справок и заявлений (по обращениям граждан – касательно получения справок о стаже/заработной плате либо по заявлениям и обращениям, связанным с управлением жилым фондом)
3) ЮРИДИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Автоматизация судебного делопроизводства, формирование электронного архива юридических документов, учет доверенностей
4) ТЕНДЕРЫ
Автоматизация проведения тендерных процедур и учета конкурсной документации
Работы 1С:Документооборот, реализованные в рамках проекта:
Интеграция информационных систем 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ, 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8 и 1С:Документооборот 8 ПРОФ.
Целями выполнения работ по внедрению интеграции являются:
- Создание единого информационного пространства в части НСИ информационных систем территориального фонда;
- Обеспечение возможности работы с документами, процессами и задачами, файлами СЭД из других информационных систем (БГУ, ЗКГУ);
- Обеспечение возможности автоматической миграции данных между информационными системами.
В результате внедрения 1С:Документооборот 8 ПРОФ выполнено следующее:
- Программный продукт запущен в промышленную эксплуатацию;
- Автоматизировано более 50 рабочих мест;
- Заведена структура организации;
- Процесс согласования и утверждения документов ответственными лицами существенно ускорился и уже рассчитывается не в днях, а в часах или даже минутах;
- Настроен контроль за исполнением входящих обращений;
- Настроены группы доступа, права на папки внутренних документов.