Информация для пользователей и партнеров №3262 от 10.09.2004

1. Вводная тема

Цель внедрения системы электронного документооборота. В чем сложность внедрения системы электронного документооборота? Что нужно сделать, чтобы подготовиться к автоматизации документооборота? Состав консалтинговых работ. Особенности консалтингового проекта. Требования к консультанту.

2. Нормативное регулирование сферы документационного обеспечения управления

Требования общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства. Международные стандарты ISO. Как связаны проекты по внедрению системы качества и системы управления документами? ГОСТы, стандарты, нормативные акты и другие методические материалы, которым соответствует «1С:Документооборот» или которые учитывались при разработке. Почему следует выстраивать систему документооборота в соответствии с действующими нормативно-методическими требованиями?

3. Особенности электронного документооборота

Общие принципы работы с электронными документами. Юридическая значимость электронных документов.

4. Локальные нормативные акты, регулирующие работу с документами в организации

Политика управления документами. Состав пакета нормативных документов. Готовый типовой пакет документов. Методическая поддержка пользователей «1С:Документооборота».

5. Обследование предприятия

Состав консалтинговых работ. Этапы обследования предприятия. Способы получения информации о процессах. Промежуточные результаты аудита процессов. Фиксация результата аудита процессов. Анализ результата аудита процессов.

6. Построение процессов работы с документами. Модель построения процессов «как нужно»

Варианты доработок процессов. Этапы построения процессов работы с документами.

7. Постановка делопроизводства. Унификация документов

Правила делопроизводства. Общие требования к подготовке и оформлению документов. Цели и задачи этапа постановки делопроизводства. Унификация текстов служебных документов. Сокращение количества видов документов. Организация работы с системами документации.

8. Постановка документооборота

Задачи этапа постановки документооборота. Этапы прохождения документов. Учет и анализ объемов документооборота .

9. Документальный фонд организации

Разработка и ведение номенклатуры дел. Формирование дел. Текущее хранение дел на бумажных носителях. Подготовка бумажных документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение. Составление описей дел. Составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. Передача дел на архивное хранение. Использование архивных документов. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

10. Организация работы службы ДОУ

Зона ответственности службы ДОУ. Кадровый состав службы ДОУ. Организационная структура службы ДОУ. Как рассчитать численность работников службы ДОУ.

Регламентация работы службы ДОУ.

11. Организация единой системы принятия управленческих решений

Единоличные и коллегиальные управленческие решения: виды документов. Подготовка проектов организационно-распорядительных документов. Структура и содержание организационно-распорядительных документов. Согласование и утверждение проектов организационно-распорядительных документов. Публикация, хранение и доступ к ОРД. Контроль и ответственность за исполнение организационно-распорядительных документов. Внесение изменений и отмена действия организационно-распорядительных документов. Организация работы коллегиальных органов.

12. Организация работы с договорами

Организация договорной работы. Что такое типовые формы договоров? Технология разработки типовых форм договоров. Автоматизация подготовки договора. Подготовка договора. Управление договорами.

13. Регламентация деятельности организации: подготовка локальных нормативных актов. Формирование единой регламентной базы

Что такое нормативная методология. Регламентация процессов. Правила формирования регламентной базы. Методология регламентации процессов. Инициация регламентации процесса. Принятие решения о регламентации процесса. Разработка регламентного документа. Согласование проекта документа. Утверждение проекта документа. Внедрение утвержденного регламентного документа. Обследование после внедрения. Классификация регламентных документов. Регистрация и нумерация регламентных документов. Актуализация регламентных документов. Публикация, хранение и доступ к регламентным документам.