Информация для пользователей и партнеров №17846 от 05.02.2014

О выпуске второй редакции комплекта нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП"

Фирма "1С" извещает пользователей и партнеров о выпуске 05.02.2014 второй редакции продукта:

Код	Наименование	Рекоменд. розничная цена, НДС 18 %, руб.	Дилер	Постоянный партнер
4601546109101	1С:Документооборот КОРП. Комплект нормативных документов. Методика построения делопроизводства, 2-я редакция	38 000	19 000	17 100

"1С:Документооборот КОРП. Комплект нормативных документов. Методика построения делопроизводства" (далее – "Комплект документов") представляет собой готовую технологию для организации делопроизводства на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП".

Комплект документов ориентирован на организации, деятельность которых частично или полностью отвечает следующим параметрам:

высокая степень внешнего регулирования;
разветвленная организационная структура;
сложное взаимодействие подразделений;
значительный объем документов, в том числе договорной документации;
задача пройти сертификацию системы менеджмента качества СМК;
численность персонала – от 60 человек.

Комплект документов ориентирован на действующее на сегодняшний день регулирование сферы документационного обеспечения управления, включая как общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства, так и международный стандарт управления документацией
ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования".

Издание рассчитано на документоведов-организаторов документационного обеспечения управления, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, специалистов и консультантов в области нормативной методологии (регламентации бизнес-процессов, стандартизации документов), специалистов-управленцев, а также партнеров фирмы "1С", оказывающих услуги по внедрению "1С:Документооборот 8 КОРП".

НОВОЕ В РЕДАКЦИИ

В комплект документов второй редакции включен альбом унифицированных форм документов, содержащий 26 шаблонов и 8 бланков документов.

Нормативные документы, входившие в состав первой редакции, доработаны с целью частичного упрощения методики и упрощения восприятия текста. Подробнее освещены процессы, которые вызывают вопросы у пользователей.

В демобазе отражены возможности версии 1.3.1.6 конфигурации "Документооборот КОРП". В качестве образцов включены приказы: "О вводе в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота" и "О работе в системе электронного документооборота".

Объем изменений составил 1/3 по сравнению в первой редакцией.

НАЗНАЧЕНИЕ ПРОДУКТА

Локальная нормативная регламентация делопроизводства является неотъемлемой частью организации работы с документами. Путем принятия ряда локальных нормативных актов закрепляются единые принципы организации документооборота и единые правила делопроизводства – стандарты подготовки и оформления документов.

Весь комплекс мер по организации делопроизводства, включая как нормативную регламентацию, так и внедрение электронного документооборота, определяется как политика в области управления документами. Такая политика должна быть всегда поддержана высшим руководством организации. Нормативные документы, регламентирующие работу с документами, должны быть обязательными для всех работников организации.

Требование принять политику управления документами содержит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, в котором говорится о том, что организация должна принимать, документально фиксировать, поддерживать и распространять принципы политики, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности.

Цель политики – создание и поддержка системы управления аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами.

Комплект документов реализует требование ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 разработать и принять политику управления документами. Комплект представляет собой готовый пакет типовых документов по организации делопроизводства, который может быть внедрен в организации с минимальными доработками (не более 30 % с учетом отраслевой специфики компании). Все нормативные документы комплекта привязаны к программе "1С:Документооборот 8 КОРП".

Использование комплекта документов позволяет избежать наиболее характерной ошибки при внедрении электронного документооборота – автоматизации процессов, которые не прошли предварительную подготовку. В этом случае автоматизация делопроизводства не является эффективной.

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ

Практика внедрения "1С:Документооборота 8 КОРП" показывает, что качественно проведенная подготовка к автоматизации существенно повышает эффективность внедрения: функциональные возможности программы используются в этом случае наиболее рационально.

Взаимоувязанное внедрение "1С:Документооборота 8 КОРП" и методики построения делопроизводства, заложенной в комплекте документов, сократит время на подготовку к автоматизации и положительно скажется на характеристиках качества процессов работы с документами и управлении предприятием в целом.

Методика построения делопроизводства опирается на системный подход к управлению документами, что дает ряд преимуществ для запуска в эксплуатацию и дальнейшего функционирования информационной системы, а именно:

Позволяет в сжатые сроки организовать делопроизводство и документооборот без привлечения внешних консультантов.
Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.
Основана на функциональных возможностях "1С:Документооборота 8 КОРП" и позволяет перенести все процессы работы с документами, описанные в нормативных документах, в программу.
Не требует специальной квалификации сотрудников организации, которые отвечают за работу с документами. Нормативные документы могут быть внедрены с минимальными доработками (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включение ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаление комментариев).
Нормативные документы составлены таким образом, что при необходимости можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.
Отвечает потребностям современного бизнеса, т. к. содержит не только методику традиционного делопроизводства, но и формирует единую автоматизированную информационную среду организации.
Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.
Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.
Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.
Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.
Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.
Послужит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов организации.

СОСТАВ ПРОДУКТА

Издание включает печатный комплект нормативных документов, диск (CD-ROM) с готовыми к использованию документами и демонстрационную информационную базу.

В комплект документов входит:

положение о службе документационного обеспечения управления,
должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления (6 документов),
положение о делопроизводстве,
положение о работе с договорной документацией,
положение о работе с организационно-распорядительной документацией,
положение о работе с регламентной документацией,
альбом унифицированных форм документов (26 шаблонов и 8 бланков).

Помимо документов, включенных в издание, есть образцы документов, рекомендованных к использованию, которые размещены в демонстрационной базе данных. К таким документам относится в первую очередь Приказ "О запуске в опытную/промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота" и Приказ "О работе в системе электронного документооборота".

В демо-базе можно проследить все рекомендованные данной методикой этапы работы с различными видами документов. Показана работа с документами в рамках проекта, организации мероприятия (заседание коллегиального органа) и отдельных процессов.

Демо-база содержит настроенные шаблоны бизнес-процессов и примеры использования этих шаблонов на основе конкретных видов документов, рекомендованных к использованию. К таким документам относятся все договоры, заведенные в базу, Определение проекта "Строительство полнофункционального Контакт-центра", Стандарты качества обслуживания в Контакт-центре, а также все виды заявок, актов и приказов, размещенных в демо-базе.

Предложенная в демо-базе структура папок раздела "Документы и файлы" справочника "Внутренние документы" выстроена по видам документов и рекомендована для организации поиска и хранения внутренней документации. Структура папок совпадает с описанием состава документов организации в Положении о делопроизводстве и документообороте.

Заполнена номенклатура дел. Например, подписанные договоры хранятся в бухгалтерии в папке соответствующего вида договора.

Настройки и содержание демо-базы применимы в качестве основы при внедрении программы.

Демо-база может использоваться:

для демонстрации методики специалистам организации;
для самостоятельного изучения методики специалистами организации;
для создания новой информационной базы с уже готовыми настройками.

ПОРЯДОК ПРОДАЖ

Для приобретения данного продукта можно обращаться к партнерам-франчайзи фирмы "1С" (список франчайзи см. https://www.1c.ru/partners), а также в фирму "1С".

Вернуться к списку новостей