09.12.2003
Московское представительство международного сертификационного общества DNV автоматизировало управление документооборотом на российской платформе "1С:Предприятие" с помощью компании "АИСТ Ай Ти", сертифицированной DNV
Компания "АИСТ Ай Ти" (Москва)
В ноябре 2003 года завершился очередной этап работ по внедрению системы управления организацией в московском представительстве компании DNV - мирового лидера по предоставлению услуг в области сертификации систем менеджмента. Компания "АИСТ Ай Ти" разработала и внедрила систему управления документооборотом на платформе "1С:Предприятие".
Сертификационное общество DNV является одним из авторитетнейших и крупнейших в мире и имеет представительства в более чем ста государствах. В сферу деятельности московского представительства DNV входит предоставление услуг по сертификации систем менеджмента на соответствие требованиям международных стандартов, аудиту и обучению.
До настоящего времени представительство уже имело опыт работы с самой распространенной в России автоматизированной системой бухгалтерского учета на платформе "1С:Предприятие", настроенной под особенности учета договоров. Однако, взаимосвязь между учетом проектов в "1С:Предприятии" и учетом договорной документации - договорами, актами, счетами - осуществлялась вручную. В результате пользователи системы регулярно сталкивались с рядом проблем.
Стремясь к устранению вышеперечисленных сложностей и повышению эффективности работы сотрудников, руководство DNV приняло решение о реализации проекта по усовершенствованию существующей системы автоматизации документооборота. Выбор такого решения был обусловлен тем, что используемая программа "1С:Бухгалтерия" отвечала как общим, так и специфическим потребностям заказчика. Все, что требовалось на этом этапе – оперативно расширить существующее решение с учетом новых потребностей DNV и гибких возможностей "1С:Предприятие".
Перед руководством DNV встал вопрос выбора консалтинговой компании, которая бы реализовала план автоматизации документооборота наилучшим образом. В результате DNV остановило свой выбор на компании "АИСТ Ай Ти", дополнительным преимуществом которой явилось наличие сертификата по стандарту качества ISO 9001:2000 – сотрудники DNV знают ценность сертификатов, выданных собственной компанией: это и профессионализм персонала, и индустриальное качество услуг, и гарантированный результат в кратчайшие сроки. Кроме того, консультанты "АИСТ Ай Ти" успешно справились с тестовым заданием, предложенным руководством DNV.
Перед "АИСТ Ай Ти" были поставлены следующие задачи:
- Обеспечить комплексное управление проектной документацией по этапам и по проекту в целом
- Исключить возникновение непреднамеренных ошибок и рассогласований при работе с документами по проекту
В ходе работ поставленные задачи были решены за счет создания в системе "1С:Предприятие" легко прослеживаемой, логично организованной цепочки взаимосвязей между этапами проектов и сопровождающими их документами. Унифицированные шаблоны проектной документации теперь взаимосвязаны с программным обеспечением "1С", что позволяет всем пользователям работать с документами по единому внутриорганизационному стандарту непосредственно из системы "1С:Предприятие".
Автоматизация документооборота в силу своей функциональной универсальности затронула практически все бизнес-процессы представительства. В ходе внедрения автоматизации подверглись рабочие места руководителя, координатора аудиторов, бухгалтера. Автоматизированная цепочка документов, взаимосвязанных между собой единым проектом, объединяет процессы подготовки и осуществления продаж, планирования и оказания услуг, учета затрат и взаиморасчетов с контрагентами. Это обеспечивается за счет включения в единую последовательность целой серии документов, начиная от коммерческого предложения и заканчивая выпиской счета-фактуры.
Проект был выполнен всего за полтора месяца, причем достаточно большое время было отведено для тестирования последовательно решаемых задач. В результате был получен качественный продукт, соответствующий ожиданиям заказчика. Немалую роль в достижении необходимого уровня качества внедрения сыграло следование требованиям международного стандарта ISO 9001:2000, согласно которому сертифицирована система качества компании "АИСТ Ай Ти". При выполнении полного цикла стандартного внедрения – от обследования до обучения пользователей – компанией "АИСТ Ай Ти" был обеспечен жесткий контроль выполнения проекта и постоянная обратная связь с заказчиком. В итоге, даже смена сотрудников рабочей группы исполнителя, имевшая место в ходе проекта, не повлияла на сроки и качество исполнения.
К основным результатам работы следует отнести то, что проект позволил систематизировать документооборот и улучшить управляемость проектов организации. Повысилась оперативность оформления документации, упростилась работа персонала. Преобразования системы управления представительством позволили сделать работу организации более эффективной за счет использования комплексной автоматизированной системы. "Теперь мы можем в любой момент времени четко увидеть состояние любого из наших планируемых, текущих и завершенных проектов", - комментирует результат Евгений Чернов, руководитель московского представительства DNV.
В настоящий момент руководством заказчика совместно со специалистами "АИСТ Ай Ти" прорабатываются планы по дальнейшему развитию системы управления документооборота московского представительства DNV. Следующим шагом в этом направлении будет внедрение аналогичного решения на платформе "1С:Предприятие" в представительстве DNV в Санкт-Петербурге и объединение обоих офисов в единую сеть.
О компании "DNV". Независимое классификационное и сертификационное общество Det Norske Veritas (DNV) было основано в Норвегии в 1864 году. DNV является одним из авторитетнейших и крупнейших международных сертификационных обществ. В DNV в настоящее время работают около 5 600 сотрудников, из них 20 – в московском представительстве.
Организации DNV осуществляют классификацию, сертификацию, обеспечение качества и эксплуатационные инспекции судов, морских и наземных промышленных установок. DNV имеет полномочия выполнять проверки от имени 120 национальных государственных администраций, и имеет представительства в более чем ста государствах мира.
DNV оказывает услуги по сертификации систем менеджмента на соответствие требованиям международных стандартов ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 и др.
О компании "АИСТ Ай Ти". Компания "АИСТ Ай Ти" работает на рынке информационных технологий с 1997 года. В спектр услуг компании входит оказание консультационных услуг в области управления и информационных технологий, разработка и внедрение проектов комплексной автоматизации бизнес–процессов предприятий. В рамках управленческого и IT-консалтинга "АИСТ Ай Ти" выполняет проекты, включающие целый ряд работ: анализ, оптимизация и моделирование бизнес-процессов; анализ, разработка и модификация автоматизированной системы управления предприятия; аудит внутренних управленческих регламентов; обучение персонала работе с АСУП. "АИСТ Ай Ти" является партнером компаний "1С", "Штрих-М", "ИТРП", имеет статус 1С:Франчайзи, Авторизованного учебного центра "1С", является автором сертифицированных решений в области автоматизации управления предприятием. Осенью 2002 года компания прошла сертификацию по международному стандарту качества ISO 9001:2000.
Контакты: www.aist-it.ru, info@aist-it.ru, тел. 961-25-23, 961-26-09.
Фирма "1С"
Москва, Селезневская ул., 21
тел. (095) 737-92-57, факс (095) 281-44-07
Отдел продвижения экономических программ: тел. 281-02-21