Продукция фирмы

1С:Архив документов

Введение в 1С:Архив документов

Назначение этой системы – эффективная организация коллективной работы сотрудников предприятия с важной для деятельности предприятия информацией, отраженной в документах.

Ключевые черты системы.

1. Организация архива документов, структурированного по папкам
2. Обеспечение контролируемого доступа пользователей к архиву
3. Обеспечение безопасной и контролируемой коллективной работы с документами
4. Хранение версий документов с возможностью возврата
5. Обеспечение поиска документов, в т.ч. полнотекстового
6. Поддержка браузеров – предоставление доступа к архиву через Интернет

Возможные потребители системы и области ее применения.

Разрабатывающие компании. Обслуживание. Торговая деятельность. Государственные организации.

Что дает эксплуатация системы в таких организациях:

• упорядочивание работы сотрудников с документами, исключение возможности утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• хранение истории работы над материалами проектов для быстрого восстановления хода работ и отслеживания допущенных ошибок;
• сокращение сроков работ за счет повторного использования накопленной в архиве информации;
• повышение качества готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей;
• существенная экономия дискового пространства за счет хранения всех файлов на сервере.
• ускорить обработку заказов клиентов за счет организации общей папки и связывания всех документов в единые цепочки;
• упорядочить обработку клиентов и подготовку пакетов документов, связанных с клиентом за счет организации общих папок на каждого клиента и хранения там связанных материалов;
• повысить качество обработки заказов клиентов за счет минимизации возможности утери информации и обеспечения быстрого и интуитивно понятного доступа к ней;
• повышение общей эффективности работы за счет хранения всех документов и всех их версий и возможности восстановления этапов работ и оптимизации (анализирования) деловых процедур;

 

Назначение системы.

1. Создание архивов документов организации, организовывая их по папкам и снабжая дополнительной информацией.
2. Обеспечение доступа к архивам сотрудников организации в соответствии с правами.
3. Обеспечение поиска документов в архиве.
4. Обеспечение коллективной работы сотрудников над документами в архиве.

 

Как “1С:Архив документов” решает эти задачи:

 

Создание архива документов организации

1С:Архив документов позволяет Вам организовать накопленные у Вас документы в центральное хранилище на сервере. При этом поддерживаются документы любых форматов – от Word и Excel до Ваших собственных.

Документы можно раскладывать по папкам, присваивая им понятные русские имена. Папки, в свою очередь можно организовывать в виде иерархии с неограниченным уровнем вложенности.

На каждый документ в архиве автоматически создается список ключевых слов. Дополнительно Вы можете ввести комментарии к документу. При добавлении текстовых документов на них автоматически составляется список ключевых слов – автореферат.

 

Обеспечение поиска документов в архиве.

1С:Архив документов обеспечивает возможность поиска документов по полям карточки (Название, Автор, Комментарии, Ключевые слова и пр.) а также полнотекстовый поиск по содержимому документа.

 

Обеспечение коллективной работы сотрудников над документами в архиве.

1С:Архив документов позволяет вести коллективную работу пользователей над документами запрещая одновременное открытие для редактирования, но разрешая одновременное открытие для просмотра. При этом в любой момент времени можно узнать кем именно редактируется данный документ.

 

Администрирование.

При входе в систему под именем и паролем администратора открываются дополнительные окна администратора. Администратор может регистрировать нового пользователя, группы пользователей, назначать права доступа к папкам и документам, просматривать список подключенных в данный момент пользователей и занятых на редактирование документов (с возможностью их принудительного освобождения).

 

Техническая информация

1С:Архив документов работает в локальной сети компьютеров и использует для коммуникации между клиентом и сервером механизм именованных программных каналов (named pipes). Этот механизм является базовым в среде Windows и используется, например, в качестве основного для MS SQL Server и MS Exchange. Кроме того, 1С:Архив документов работает в локальной сети и Интернете по протоколу TCP/IP.

Вся основная логика работы 1С:Архива документов сконцентрирована на сервере. Клиентская часть занимается только отображением результатов и отправкой запросов на сервер.

Вся информация о архиве документов, структуре папок, зарегистрированных пользователях и их операциях хранится в базе данных, доступ к которой осуществляется через ODBC-источник. По умолчанию используются файлы MS Access 7.0 (.mdb), но может использоваться и SQL-сервер или любой другой ODBC-источник. Непосредственно файлы документов хранятся в специально структуре каталогов, а не в БД. Технические ограничения на объем хранимых документов пока неизвестны, однако при работе с архивом в 4000 документов не было заметно никакого замедления выполнения основных операций.

Сервер документов является многопоточным приложением – на каждый сеанс связи с клиентом создается свой персональный поток, который занимается обслуживанием клиента до обрыва соединения или окончания работы программы. Даже в случае аварийного терминирования одного из потоков-обработчиков клиентов сервер продолжает работать без потери эффективности.

Также в 1С:Архиве документов есть возможность доступа к документам и папкам через обычный Web - браузер (пока только на чтение) с помощью CGI-приложения.

 

Сроки выпуска 1С:Архива документов

Выход бета версии 1С:Архива документов планируется в конце мая. Выход первой версии - в конце лета / сентябре. Вы можете записаться на бета-тестирование, послав заявку по адресу ivad@1c.ru. Более точно сроки выпуска продукта будут сообщены дополнительно.

 

Дополнительные материалы

Вы можете скачать ролик по 1С:Архиву документов (размер 2Мб).