Информация для пользователей и партнеров №25827 от 17.05.2019
Фирма "1С" извещает пользователей и партнеров о выпуске 26.10.2009 года бета-версии нового прикладного решения "1С:Документооборот 8", предназначенного для автоматизации делопроизводства и документооборота коммерческих предприятий и бюджетных учреждений.
"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Подробное описание функциональных возможностей конфигурации "1С:Документооборот 8" приведено в Приложении к настоящему информационному письму.
Прикладное решение "1С:Документооборот 8" - одно из первых тиражных решений, разрабатываемых на платформе "1С:Предприятие 8.2".
"1С:Предприятие 8.2" обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи, а также предлагает новую модель разработки прикладных решений, подробнее см. информационное письмо №10810 от 25.09.2009 года.
Описание возможностей платформы "1С:Предприятие 8.2" представлено на сайте фирмы "1С": https://v8.1c.ru/overview/Platform.htm.
Бета-версия программного продукта "1С:Документооборот 8" является развитием ознакомительной версии продукта "1С:Архив 8", выпущенной 05.08.2008 года (подробнее см. в информационном письме №87511 от 05.08.2008 года).
Порядок распространения бета-версии
Бета-версия конфигурации программы "1С:Документооборот 8" предоставляется для предварительного тестирования и изучения возможностей нового решения зарегистрированным пользователям программных продуктов версии ПРОФ системы "1С:Предприятие 8", имеющим действующую подписку на информационно-технологическое сопровождение (ИТС), а также партнерам фирмы "1С".
Дистрибутив бета-версии конфигурации программы "1С:Документооборот 8" распространяется следующими способами:
- В составе ноябрьского выпуска партнерского диска ИТС за 2009 год.
- На сайте поддержки пользователей (https://users.v8.1c.ru/).
Документация включена в продукт в электронном виде.
Для работы с бета-версией не требуется приобретение каких-либо дополнительных лицензий.
Для использования финальной версии конфигурации программы "1С:Документооборот 8" необходимо будет приобрести соответствующий программный продукт. Порядок лицензирования и стоимость программного продукта будут определены при выходе финальной версии.
Для работы бета-версии конфигурации программы "1С:Документооборот 8" необходима версия 8.2.9 платформы "1С:Предприятие". Дистрибутив платформы "1С:Предприятие 8.2" можно без дополнительной оплаты получить в составе ноябрьского выпуска ИТС или на сайте поддержки пользователей, либо приобрести в составе отдельного продукта 2900001090469 "1С:Предприятие 8.2. Обновление платформы", включающего дистрибутив платформы "1С:Предприятие 8.2" и комплект документации по платформе. Подробнее об условиях распространения, порядке использования и поддержки платформы "1С:Предприятие 8.2" см. информационное письмо №10810 от 25.09.2009 года.
Использование бета-версии
Бета-версия - это предварительное представление пользователям и партнерам нового прикладного решения. Цель выпуска данной версии - ознакомить пользователей и партнеров с новыми методическими и техническими решениями, использованными в конфигурации, для предметного обсуждения и анализа соответствия реальным потребностям пользователей, а также провести тестирование продукта.
Бета-версия конфигурации прикладного решения "1С:Документооборот 8" не предназначена для широкого применения в реальных задачах автоматизации предприятий, однако может ограниченно использоваться для выполнения внедрений партнерами. Руководство предприятия, в котором осуществляется внедрение, обязательно должно быть проинформировано о том, что внедрение системы выполняется с использованием бета-версии конфигурации.
Совместимость с предыдущими версиями
Продукт "1С:Документооборот 8" не совместим с версиями "1С:Архива" 1.0, 2.0, 2.5, 3.0. Технология обновления с версий 1.0, 2.0, 2.5 и 3.0 будет вырабатываться к выпуску финальной версии продукта "1С:Документооборот 8".
Поддерживается перенос основных накопленных данных из информационной базы продукта "1С:Архив 8. Ознакомительная версия", при этом необходимо выполнить дополнительную настройку программы "1С:Документооборот 8". Порядок настройки описан в сопроводительных файлах, включенных в дистрибутив прикладного решения "1С:Документооборот 8. Бета-версия".
Поддержка бета-версии
При выполнении внедрения бета-версии "1С:Документооборот 8" поддержку пользователей осуществляют партнеры, выполняющие внедрение.
Пользователи и партнеры, работающие с бета-версией, могут сообщать о замеченных недостатках программного продукта по адресу электронной почты: testcfg@1c.ru. Поддержка пользователей бета-версии "1С:Документооборот 8" на линии консультаций фирмы "1С" не предусмотрена.
Для партнеров и специалистов по разработке в системе "1С:Предприятие 8" обсуждение данной версии будет доступно в форуме для специалистов (https://partners.v8.1c.ru).
Приложение.
Функциональные возможности программы "1С:Документооборот 8"
"1С:Документооборот 8" обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота.
"1С:Документооборот 8" - это новый программный продукт фирмы "1С", призванный обеспечить в организации централизованное безопасное хранение, оперативный доступ, поиск и эффективную работу с официальными и внутренними документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т. д.
"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие.
"1С:Документооборот 8" - преемник программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений.
Принципиально новые возможности
"1С:Документооборот 8" реализован на платформе "1С:Предприятие 8.2" и использует принципиально новые возможности платформы в решении задач интеграции учета ресурсов и управления документами, демонстрируя более высокий уровень организации электронного документооборота.
Независимость от типа СУБД, масштабируемость, возможность управления содержанием на всем протяжении жизненного цикла документа, поддержка различных технологий работы с документами - все это поднимает "1С:Документооборот 8" на новый уровень по сравнению с предыдущими версиями.
Используя современные технологии работы с документами, в том числе правила и методы, сложившиеся в отечественной практике, "1С:Документооборот 8" поддерживает различные механизмы работы с документами с учетом разграничений прав доступа к ним. "1С:Документооборот 8" позволяет:
- упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
- сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
- повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
Работа с документами
"1С:Документооборот 8" позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.
Хранение и права доступа к документам
В конфигурации программы "1С:Документооборот 8" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Регистрация входящих и исходящих документов
"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
- автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль,
- оповещение исполнителей,
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов,
- последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов "1С:Документооборот 8" использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка "рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
"1С:Документооборот 8" обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, trf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Бизнес-процессы и работа пользователей
В конфигурации программы "1С:Документооборот 8" коллективная работа с документами реализована в следующих бизнес-процессах:
- Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
- Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
- Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования.
- Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
- Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
- Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
Документам и бизнес-процессам можно назначить дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке (например, "важность документа", "теги", "корреспондент", "место хранения" и др.).
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли "Директор" и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль - самому директору или его заместителю.
Поиск
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.
Реализация в "1С:Документообороте 8" полнотекстового поиска документов (разделов, рецензий, поручений и т. д.) по всем полям карточек и по содержимому версий файлов с учетом морфологии позволяет решить вопросы верификации документа и сокращает затраты времени, поскольку в традиционных системах делопроизводства на поиск документов тратится до 30 % времени сотрудников.
Учет рабочего времени и контроль исполнения
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.
В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
