Система менеджмента качества и 1С:Франчайзинг

Ключевым фактором повышения конкурентоспособности решений на платформе "1С:Предприятие" является высокий уровень качества внедрений. Анализ случаев внедрений с низким уровнем качества показывает, что в основном их причины носят весьма прозаичный характер, и при желании их можно было бы избежать.

Само по себе усовершенствование технологии внедрения не гарантирует повышения уровня качества работ. Так же малоэффективны призывы к повышению уровня качества работ, не подкрепленные реальными действиями по совершенствованию процессов работы. Уровень качества внедрений может повыситься только тогда, когда в компании будет построена эффективная система менеджмента качества, налажена обратная связь с потребителем, будет осуществляться планирование и регулярный контроль,  выполнено документирование процедур и других регламентов работы, фиксируются результаты выполненных работ и решений руководства.

Проект "1С:Система менеджмента качества (1С:СМК) направлен на оказание методологической помощи при внедрении системы менеджмента качества на основе стандарта ISO 9001 в фирмах, входящих в сеть "1С:Франчайзинг". Основная цель проекта – повышение уровня качества внедрений программных продуктов "1С:Предприятие", а также уровня качества оказываемых фирмами-франчайзи услуг.

Для реализации единой политики в области повышения уровня качества работ фирм сети "1С:Франчайзинг" в 2000 году были определены и в последствии успешно реализованы следующие инициативы для повышения уровня качества:

Применение типовых технологий внедрения позволяет фирмам-франчайзи оптимизировать работы по внедрению и сопровождению программных продуктов, обучению пользователей, избежать типовых ошибок на всех этапах работы с заказчиком и поднять качество своей работы на новый уровень.

Программно-методические комплексы "1С:Типовая система качества франчайзи" (далее 1С:ТСКФ) и "1С:Профкейс" – это совокупность структур, методик, технологий, обеспечивающих системную поддержку фирм 1С:Франчайзи с целью:

  • повышения уровня качества оказания услуг компаниями сети 1С:Франчайзи за счет внедрения системы менеджмента качества, соответствующей требованиям стандарта ISO 9001;
  • повышения эффективности деятельности компаний 1С:Франчайзи;
  • структуризации, хранения и обеспечения использования наработанного опыта и знаний своей компании, и сообщества 1С в целом;
  • формирования в 1С сообществе единого информационного и терминологического пространства, общей культуры взаимодействия с заказчиками в области оказания услуг и выполнения работ;
  • роста профессионализма специалистов компаний 1С:Франчайзинг;
  • повышения конкурентоспособности компаний сети 1С:Франчайзи и сообщества 1С в целом.

Материалы "1С:Типовая система качества франчайзи" предназначены для всех внедренческих фирм. Они могут с успехом применяться компаниями любого размера и направлений деятельности (продажа ПП, ИТС, проектное внедрение и т.п.). При этом типовая документация не является жесткой догмой - каждая фирма может учесть свою специфику и разработать собственные процедуры для максимально полного удовлетворения потребностей своих клиентов.

Материалы "1С:Типовая система качества франчайзи" в настоящее время выпускаются в виде программно-методического комплекса на базе конфигурации "1С:Электронное обучение. Конструктор курсов" (см. информационное письмо №14786 от 28.02.2012).

У истоков внедрения системы менеджмента качества в компании всегда стоит высшее руководство. Принцип лидерства руководства – один из восьми лежащих в основе современного менеджмента качества. В соответствии с ним только высшее руководство компании может стать инициатором начала проекта внедрению СМК, определить его как приоритетное направление развития компании и выделять для этого проекта достаточное количество ресурсов.

Заинтересованные руководители фирм-франчайзи должны подписать специальное заявление на вступление в проект "1С:Система менеджмента качества", взять на себя обязательство внедрить систему менеджмента качества на основе ТСКФ у себя на предприятии и предоставлять ежеквартально отчеты в фирму "1С" о ходе и результатах внедрения. Подробнее о порядке вступления в проект "1С:Система менеджмента качества" см. в информационном письме №5900 от 18.09.2006.

Обращаем ваше внимание на то, что решение о внедрении СМК на базе ТСКФ у себя на предприятии НЕ означает принятие обязательств по срочной сертификации системы качества по ISO 9001. Это два разных процесса, хотя они имеют общую цель – постоянное совершенствование процессов оказания услуг по внедрению программ семейства "1С:Предприятие".

Форму для отчетности по результатам внедрения можно получить в разделе "Поддержка".  Срок предоставления отчетов - до 16 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Например, за 1 квартал 2016 г. отчеты высылаются не позднее 16 апреля 2016 г., за второй не позже 16 июля 2016 г. и т.д. Несоблюдение сроков по предоставлению отчетности в рамках проекта "1С:СМК" является поводом для приостановления участия в проекте, и, кроме того, может послужить причиной рассмотрения сертифицирующим органом вопроса приостановления действия сертификата.

Безусловно, для успешной реализации проекта внедрения СМК в компании необходима компетенция в области менеджмента качества и внутреннего аудита систем менеджмента качества.  Поэтому перед началом работ в компании рекомендуется пройти обучение на курсе "Требования стандарта ISO 9001:2008. Внутренний аудит системы менеджмента качества на основе ISO 19011:2011". Пройдя обучение, вы сможете обрести комплексное представление о роли системы качества в деятельности компании, узнать методы и подходы к построению системы менеджмента качества и получить навыки проведения внутренних аудитов.

Первое, что необходимо сделать руководителю фирмы-франчайзи с практической точки зрения после принятия решения о создании СМК - это обозначить и довести до сведения всего персонала определяющую цель этой работы. Именно приверженность руководства делу повышения качества помогает сотрудникам понять смысл изменений в компании, загореться идеей улучшения качества и совершенствования работы. Без поддержки руководства проект создания СМК изначально обречен на неудачу.

Руководитель компании – владелец и заказчик СМК. Он должен определить видение будущего развития системы, декларировать Политику в области качества, ориентировать сотрудников на достижение целей в области качества, создавать и поддерживать внутреннюю среду компании, в которой сотрудники будут полностью вовлечены в решение поставленных задач, предоставлять им необходимые ресурсы, наделять полномочиями и определять ответственность. Очень важно, чтобы руководитель компании способствовал установлению доверительных отношений между подчиненными и поощрял вклад каждого в общее дело улучшения качества.

Не менее важной задачей руководства является систематический анализ СМК. Именно анализ разработанной системы ее владельцем является главным инструментом развития и совершенствования организации.

Хорошая документация СМК - неизменная составляющая успеха внедрения СМК в 1С:Франчайзи. Она помогает в достижении требуемого уровня качества выходной продукции (услуги), позволяет гарантировать повторяемость (и, как следствие, предсказуемость для заказчика) процессов компании, обеспечивает соответствующую требованиях рынка подготовку кадров и обеспечивает возможность непрерывного совершенствования деятельности компании.

В итоге, работающая система менеджмента качества должна обеспечить фирме-франчайзи следующие преимущества:

  • СМК - это порядок! Именно это чувствуют многие организации, приступив к построению СМК - порядка стало больше. А больше порядка - меньше потерь ресурсов.
  • Структуризация работы внутри компании. Предприятие становится более «прозрачным», в связи с этим повышается точность и качество управленческих решений со стороны руководства и доверие со стороны потребителей (заказчиков).
  • Визуализация бизнеса. Внедрение процессного и системного подходов позволяет взглянуть на предприятие «со стороны» и найти пути оптимизации работы.
  • Снижение затрат на качество. Благодаря корпоративным регламентам и обучению персонала существенно снижается вероятность ошибок в работе, которые могли бы привести к низкому уровню качеству продукции (услуг). Следовательно, сокращаются лишние затраты, связанные с низким уровнем качеством (переделки, доработки, дополнительный контроль и пр.).
  • Подготовка кадров с учетом требований и задач, стоящих перед компанией. В корпоративных регламентах управления качеством накапливается передовой опыт компании, соответственно, сотрудники лучше выполнять свою работу, быстрее адаптируются к нововведениям. Повышается ответственность и дисциплинированность персонала.
  • Компания «слышит голос потребителя». Устанавливаются каналы связи с потребителями, оценивается их удовлетворенность, анализируются рекламации, проводятся маркетинговые исследования рынка. Организация начинает лучше понимать потребности своих клиентов, за счет чего получает возможность своевременно и в нужную сторону корректировать стратегию развития. За счет этого повышается удовлетворенность клиентов и снижается количество поступающих жалоб, увеличивается количество постоянных и новых клиентов.
  • Культура самосовершенствования. СМК предполагает постоянное совершенствование и обучение: принято не уходить от проблем, а искать и искоренять их реальные причины. Меняется менталитет компании.
  • Имиджевые преимущества руководителю, предприятию, продукции (услуге), что очень важно для сохранения высокой конкурентоспособности.

Логическим завершением процесса внедрения системы менеджмента качества является ее сертификация на соответствие требованиям стандарта ISO 9001. Сертификация – это добровольная процедура, которая проводится аккредитованной на выбранный стандарт фирмой. Наличие у компании сертификата соответствия свидетельствует, что компания хорошо организована, в ней четко распределены обязанности, процедуры, соблюдается технология работы, имеются оперативные инструкции, документированные и известные всему персоналу, процедура контроля выполняемых работ и, конечно, профессиональный и хорошо обученный персонал. Другими словами, свидетельствует, что система менеджмента качества компании способна обеспечить высокий уровень качества и непрерывное совершенствование своих товаров и услуг.

Фирма "1С" обеспечивает добровольную сертификацию франчайзинговых фирм по стандарту ISO 9001:2008 и ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

В зависимости от специфики деятельности и целей дальнейшего использования сертификационного знака фирмы-франчайзи могут выбрать один из вариантов сертификации:

  1. Сертификация по международному стандарту ISO 9001. По итогам такой сертификации компания получает сертификат соответствия международному стандарту ISO 9001 с аккредитацией FINAS или UKAS.
  2. Комбинированная сертификация по стандартам ISO 9001 и ГОСТ Р ИСО 9001. Комбинированная схема сертификации включает подтверждение соответствия системы менеджмента сразу двум стандартам. По итогам такой сертификации компания получает сразу два сертификата соответствия на систему менеджмента качества - международный сертификат соответствия ISO 9001 (аккредитация UKAS) и российский сертификат соответствия ГОСТ Р ИСО 9001. Данный вид сертификации может быть наиболее интересен компаниям, активно работающим в государственном секторе (Например, Центрам компетенции по бюджетному учету), а также другим компаниям, желающим принять участие в тендерах, требующих наличия сертификата ГОСТ Р.

В качестве органов по сертификации СМК фирмой "1С" одобрены авторитетнейшие и крупнейшие международные сертификационные организации – Det Norske Veritas (DNV) и Bureau Veritas Certification. Компания Det Norske Veritas проводит сертификацию систем менеджмента качества на соответствие стандарту ISO 9001 с выдачей сертификата аккредитации FINAS (Финляндия). Компания Bureau Veritas Certification проводит сертификацию по стандарту ISO 9001 с выдачей сертификата аккредитации UKAS (Великобритания), а также российского сертификата ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (в случае комбинированной сертификации). 1С:Франчайзи предоставляется возможность выбрать для сертификации своей СМК одну из этих компаний.

Официальное издание ISO 9001:2008 можно приобрести во ВНИИС (Всероссийский Научно-Исследовательский Институт Сертификации), который по поручению Госстандарта России ведет полнотекстовую базу данных нормативных и организационных документов по сертификации и управлению качеством.

Процесс сертификации в независимости от выбранного сертификационного общества состоит из двух частей:

  • Проверка документации по системе менеджмента качества на предмет соответствия ее применяемому стандарту.
  • Проверка действующей системы менеджмента качества на ее соответствие представленной документации.

Общая схема сертификации включает в себя следующие этапы:

  • подача официального запроса на проведение сертификации
  • проведение анализа документации
  • начальный визит
  • добровольный предварительный аудит
  • аудит системы менеджмента
  • корректирующие действия и дополнительный аудит
  • выдача сертификата
  • периодические аудиты
  • внеплановые аудиты

Подробнее о схеме сертификации см. в разделе "Схема и условия сертификации СМК 1С:Франчайзи по стандартам ISO 9001 и ГОСР Р ИСО 9001"

Актуальный список компаний, сертифицированных по ISO, можно посмотреть в разделе "Сертифицированы по ISO 9001"

Создание системы качества и сертификация потребуют дополнительных затрат от "1С" и франчайзинговых фирм. Указанные затраты должны окупиться за счет повышения конкурентоспособности в результате роста качества.

Основные плюсы от сертификации СМК на соответствие требованиям ISO 9001:2008 определяются внешней средой, в которой работает предприятие. 1С:Франчайзи может получить от сертификации следующие преимущества:

  • Признание в 1С-Сообществе. Сертификат – это объективное свидетельство соответствия СМК требованиям стандарта ISO 9001, выданное независимым и компетентным органом по сертификации. Поэтому имидж компании, получившей, сертификат качества, возрастает.
  • Реклама. Сертификат на СМК можно демонстрировать клиентам как свидетельство высокого уровня качества работы. Сертифицированные по ISO 9001 фирмы-франчайзи отдельно рекламируются фирмой "1С".
  • Доверие клиентов.Сертификат способствует росту уверенности потребителей (как и других заинтересованных сторон) в том, что фирма-франчайзи взяла на себя обязательства:
    • выполнять требования контракта, а в случае проблем  – оперативно их устранять;
    • способствовать удовлетворению потребителей качеством услуг по автоматизации;
    • постоянно повышать качество своей работы;
    • повышать имидж фирмы в глазах клиентов и всего 1С-Сообщества.
  • Повышение капитализации фирмы за счет нематериальных активов, связанных с улучшением качества управления (по данным некоторых исследований, СМК, выстроенная в соответствии с требованиями ISO 9001, может увеличить рыночную стоимость организации на 5-10%).
  • Возможность получения крупных заказов. Крупные клиенты уже сейчас, делая акцент на необходимости гарантированно высокого качества услуг, ставят одним из условий участия в тендере – наличие у поставщика сертифицированной СМК (особенно это актуально при получении государственных заказов). В этой связи сертификат – это возможность получения крупных заказов.
  • Взгляд со стороны. Аудиторы сертификационного органа, проводя оценку СМК компании, видят не только несоответствия и слабые стороны менеджмента, но также хорошую практику и преимущества, которые следует развивать. Такой комплексный взгляд на бизнес со стороны независимых экспертов помогает ускорить развитие фирмы-франчайзи в нужном направлении.
  • Укрепление партнерства. Для партнера по бизнесу сертификат является гарантией того, фирма заботится об интересах всех участников сделки, имеет культуру менеджмента, управляема и может продемонстрировать регламенты своей работы.
  • Гордость сотрудников. Работа в сертифицированной фирме – это престижно. Сертификат укрепляет веру сотрудников в свою фирму и ее возможности, улучшает психологический климат в коллективе в целом.

Таким образом, полноценно функционирующая СМК позволит 1С:Франчайзи достичь не только внешних результатов (сертификация, участие в тендерах, инвестиции и т.д.), но и поможет в решении внутренних задач общей системы управления, а также на поиске возможностей ее улучшения посредством аудитов, анализа со стороны руководства в привязке к процедурам корректирующих или предупреждающих действий.

Процесс построения и совершенствования системы менеджмента качества не заканчивается получением сертификата. Этот процесс продолжается все время существования фирмы. Правила ISO серии 9000 требуют, чтобы независимые аудиторы посещали предприятие минимум раз в год и удостоверялись в приверженности компании принципам стандарта. В противном случае сертификация может быть признана недействительной.

Так как сертификацию проходит система менеджмента качества, то она должна быть предварительно создана фирмой-франчайзи и должна работать. Использование разработанных фирмой "1С" методических материалов ТСКФ позволит фирме-франчайзи существенно снизить затраты на создание и сертификацию системы менеджмента качества.

Предложения и вопросы по направлению "1С:Система менеджмента качества" следует отправлять в электронном виде по адресу QMS@1C.RU. Консультации также можно получить по телефону (495)681-37-63.

Скачать заявление на вступление в 1С:СМК