Продукция фирмы
Что такое 1С:Документооборот
Система 1С:Документооборот предназначена прежде всего для автоматизации функционирования рабочих групп пользователей в масштабах предприятия. С ее помощью можно обеспечить контролируемый процесс коллективной работы исполнителей над документами и сохранять результаты этих работ в центральном хранилище.
1С:Документооборот состоит из нескольких компонент может работать как в сетевом, так и в удаленном варианте через модем. При работе в сетевом варианте к сети не предъявляется никаких специальных требований и нет ограничений на количество одновременно подключенных пользователей, работающих в одном подсегменте сети. При работе в удаленном варианте используются специализированные протоколы связи, устойчиво работающие на линиях с плохим качеством передачи данных и позволяющие более рационально использовать время соединения.
Опыт внедрения показывает, что наиболее часто документооборот используется для автоматизации следующих видов деятельности:
- учет и движения финансовых бумаг и документов;
- приказы, распоряжения и управление подразделениями. Административный контроль;
- учет входящей корреспонденции - писем, бумаг, факсов и пр.
- движение различных учетных и регистрационных карточек;
- групповая работа над файлами и обмен текстовыми сообщениями;
Проведенное исследование показало, что длительность внедрения составляет от 1 недели до 2-3 месяцев в зависимости от количества подключаемых пользователей и удаленности филиалов. Количество подключаемых к системе пользователей составляет от 5 до 200 человек. Дневной трафик документов составляет от нескольких десятков до нескольких сотен по всей организации.
Область применения
Система 1С:Документооборота является универсальным, легко настраиваемым и модифицируемым решением, которое позволяет решить широкий спектр задач, связанных с автоматизацией документооборота и делопроизводства:
- Формализовать технологические (бизнес) процессы, происходящие на Вашем предприятии;
- С помощью средств разработчика Вы можете описать конкретный технологический процесс, указать его участников, установить правила обхода участников - маршрутную схему, права и обязанности участников и пр.
- Облегчить работу конечных исполнителей за счет автоматизации большей части рутинной работы. Большинство операций по приемке, получению, заполнению документа выполняется системой автоматически.
- Уменьшить суммарное время работы над документами за счет мгновенной передачи электронной версии документа от одного исполнителя к другому.
- Отказаться от бумажных технологий. Ряд бумажных документов, циркулирующих в организации, может быть полностью заменен на их электронные версии, что позволит отказаться от поддержки дорогостоящих архивов бумаг и сделать возможным их последующее использование для получения сводных отчетов, статистики и пр.
- Получить возможность повторного использования документов с целью составления отчетов, сбора статистики, анализа деятельности предприятия и пр.
- Обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочих местах. Каждый пользователь имеет возможность защитить свое рабочее место паролем и закодировать хранящуюся информацию
- Использовать наработанные ранее или создаваемые параллельно документы других приложений, например Microsoft Word, Microsoft Excel и пр. Также допустимо использование отсканированных и распознанных документов.
- Вести центральный архив всех циркулирующих документов и составлять к нему запросы. Специальное расширение языка Бейсик, входящего в 1С:Документооборот позволяет составлять как простые, так и сложные запросы к серверу документов.
Принципы работы
В основе функционирования всей системы лежит понятие электронного документа, как объекта работы сотрудников Вашего предприятия. Электронные документы создаются конечными пользователями на основе электронных форм, которые, в свою очередь, можно создавать с помощью средств разработчика. Небольшая библиотека готовых, универсальных форм входит в любой комплект поставки системы, а постоянно появляющиеся новые формы размещаются на WWW сервере и доступны для использования без ограничений.
В обязанности конечного пользователя системы входит регулярный запуск программы-клиента, просмотр поступившей корреспонденции, обработка поступивших документов и отправка их далее по маршруту. При этом каждый пользователь имеет право создавать новые документы на основе форм, разрешенных ему для использования администратором системы.
Администратор системы должен периодически выполнять диагностику и архивацию почтового узла (узлов) предприятия, регистрировать новых пользователей и рассылать всем измененный справочник предприятия.
Фирма 1С. Страничка модифицировалась: 11 авг 1999